Opakované platby

Opakované platby, přesněji řečeno automaticky strhávané platby z platební karty, představují skvělý způsob, jak snížit administrativní náročnost nákupu pro vaše klienty a zároveň zvýšit úspěšnost při prodeji pravidelně se opakujících služeb, jako je např. předplatné nebo členství.

Princip opakovaných plateb spočívá v tom, že zákazník při nákupu služby zaplatí platební kartou pouze poprvé. Další opakované platby za další období jsou mu z karty, která byla použita při zakoupení služby, strhávány automaticky v pravidelných intervalech.

Předpoklady pro aktivaci opakovaných plateb

Opakované platby jsou úzce svázány s funkcionalitou platební brány, která je pro automatické strhávání plateb z karty nezbytná. Aby FAPI mohlo platby z karty strhávat automaticky, je třeba mít u platební brány povoleny platby na vyžádání (on demand).

O povolení plateb na vyžádání je třeba požádat přímo provozovatele platební brány (tedy společnost GoPay, ThePay nebo ComGate). Aktivace opakovaných plateb podléhá schválení obchodního oddělení, které každou žádost posuzuje individuálně.

Platební brána Stripe má opakované platby dostupné již v základu, není tedy třeba žádat o jejich povolení.

Nastavení opakovaných plateb v prodejním formuláři

Automatické strhávání plateb z karty aktivujete v nastavení konkrétního prodejního formuláře zaškrtnutím parametru Zapnout automatické strhávání z karty (záložka Platba, doprava a fakturace).
Pro zobrazení této funkce je potřeba mít nastavené vystavování zálohových faktur:

Poté se Vám zobrazí checkbox Zapnout automatické strhávání z karty, který stačí zakliknout.

Parametr Zapnout automatické strhávání z karty se zobrazuje pouze tehdy, je-li v prodejním formuláři:

  • nastavena platební brána,
  • zapnuto vystavování zálohových faktur (zaškrtnutý parametr Vystavovat zálohové faktury),
  • zapnuto vystavování pravidelných faktur (zaškrtnutý parametr Vystavovat pravidelné faktury).

Pro správnou funkci opakovaných plateb musí být u propojené platební brány povoleny platby na vyžádání.

Doporučujeme omezit dostupné způsoby platby v prodejním formuláři pouze na platbu kartou. Pokud by byla objednávka zaplacena jiným způsobem, automatické strhávání plateb z karty by se neaktivovalo.

Souhlas s opakovanými platbami

Opakované platby kladou zvýšené nároky na informování klientů o podobě prodejního procesu a zpracování plateb. Je proto nutné poskytnout klientovi podrobné informace o všech parametrech opakovaných plateb a současně od něj získat souhlas s opakovanými platbami.

Udělený souhlas s opakovanými platbami klient uděluje v platební bráně a ukládá se k objednávce.

Vyžadovaný způsob informování klientů se u různých platebních bran může lišit. Doporučujeme proto konkrétní podmínky ověřit u Vaší platební brány.

Nastavení e-mailové komunikace

Protože opakované platby výrazně mění podobu prodejního procesu, je tomu třeba přizpůsobit i komunikaci se zákazníky. K tomu slouží speciální e-mailové šablony, které je nutno nastavit v sadě šablon zpráv připojené k prodejnímu formuláři (pole ŠABLONY ZPRÁV PRO 2. A DALŠÍ FAKTURU na záložce Akce v nastavení prodejního formuláře).

Opakované platby doprovázejí 3 následující šablony zpráv:

  • šablona typu E-mail při vystavení faktury před automatickým stržením - Šablona slouží pro zaslání e-mailu s vystavenou zálohovou fakturou klientovi 7 dní před stržením platby. V e-mailu je potřeba zmínit, že klient vystavenou fakturu nemá hradit, protože platba bude stržena automaticky. Je vhodné také klienta informovat o možnosti službu ukončit. V takovém případě je potřeba zálohovou fakturu stornovat a pravidelnou fakturaci ukončit (ukončením šablony pravidelných faktur). Tato emailová šablona není povinná. 
  • šablona typu E-mail při úspěšném stržení platby z karty - E-mail na základě této šablony se klientovi zasílá, je-li automatická platba z karty úspěšně provedena. V příloze e-mailu je připojena faktura/daňový doklad. Tato emailová šablona je povinná pro uložení nastavení prodejního formuláře.
  • šablona typu E-mail při neúspěšném stržení platby z karty - Pokud automatická platba z jakéhokoli důvodu selže, zasílá se klientovi e-mail na základě této šablony. K tomu může dojít např. v případě, kdy na účtu není dostatečný zůstatek k zaplacení, když je platební karta zablokována nebo expiruje V obsahu e-mailu je vhodné uvést platební údaje a pokyny k ruční platbě, popř. klienta vyzvat k opakování platby kartou přes uvedený odkaz (zástupný symbol {orderStatusPage}). Tato emailová šablona je povinná pro uložení nastavení prodejního formuláře.

Jediným způsobem, jak obnovit automatické strhávání plateb při expiraci karty, je zaplatit přes platební bránu jinou kartou. Tak dojde k registraci nově použité karty pro opakované platby a další platby již budou z této karty opět strhávány automaticky.

Změna částky v opakovaně strhávaných platbách

I v existujících šablonách pravidelně strhávaných plateb (s automatickým strháváním platby z karty) je možné částku za určitých podmínek změnit. Toto se hodí např. když chce zákazník po nějaké době zvýšit nebo snížit počet odebíraných položek apod.

Ve FAPI existují dvě možnosti jak takové žádosti zákazníka zpracovat:

  • ručně zastavit stávající šablonu pravidelné fakturace (případně i stornovat zatím neuhrazené faktury) a vytvořit zcela novou objednávku jménem zákazníka v nové podobě, v ní znovu odsouhlasit pravidelné strhávání z karty s novou částkou,
  • nebo ručně měnit stávající šablonu pravidelné fakturace, případně upravit i zatím neuhrazenou fakturu tak, aby obsahovala nové položky a ceny podle aktualizované domluvy se zákazníkem.

Pravidelné strhávání z karty zpracováváme obvykle za 7 dní od vzniku zálohové faktury. Den, kdy provedeme stržení platby, vidíte jako samostatný řádek v každé faktuře, kterou automaticky strháváme.

Pokud stihnete upravit danou fakturu do 8:00 hodin daného dne (na ukázce výše tedy do 8. června do 8:00 hod), budeme daný den strhávat už upravenou částku, kterou nově uložíte.

POZOR: změně částky automatického strhávání věnujte vždy extra pozornost. Měníte původně odsouhlasené parametry platby a pro takovou akci musíte mít nový souhlas zákazníka s novou výší platby. Ten může mít písemnou podobu (dopis, email), nebo jinou formu. Ale vždy jej mějte uschovaný pro případ, že by se po úpravě výše platby zákazník ozval s tím, že se změnou nesouhlasil.

Případé postihy ze strany platební brány za zneužití této možnosti změny částky v automatickém strhávání jsou velké. Důkazní břemeno toho, proč došlo ke změně a zda bylo navýšení částky odsouhlaseno zákazníkem, nesete vy, jako obchodník.