Pravidelná fakturace

Prodáváte určitý produkt či službu opakovaně v pravidelných intervalech a stejným způsobem potřebujete svým zákazníkům i fakturovat? Pro tento případ nabízí FAPI šablony pravidelných faktur, které takový úkol hravě zvládnou za vás.

Šablonu pravidelných faktur můžete vytvořit buď ručně, nebo může být vytvořena automaticky na základě vystavení objednávky v prodejním formuláři. Oběma případům se podrobněji věnuje následující text.

Ruční vytvoření šablony pravidelných faktur

Funkci pravidelné fakturace najdete v nabídce Faktury - Šablony pravidelných faktur. Pomocí tlačítka Vytvořit šablonu pravidelných faktur zobrazíte formulář pro zadání všech nezbytných údajů nové šablony.

Ve formuláři zadejte parametry pravidelné fakturace, a to konkrétně:

• stav šablony pravidelných faktur (výchozím stavem je "aktivní", vystavování pravidelných faktur se může ukončit automaticky pomocí parametru KONEC VYSTAVOVÁNÍ, popř. je můžete kdykoli zastavit ručně),
• periodu, s jakou se budou faktury vystavovat,
• začátek příštího období (vyjadřuje období předplatného, ke kterému se pravidelná fakturace vztahuje),
• parametry ukončení pravidelné fakturace (pokud si přejete vystavování faktur omezit),
• předstih pro vystavování faktur (díky tomuto parametru lze fakturu na další období předplatného vystavit 7 dní před před začátkem následujícího období),
• splatnost pravidelně vystavovaných faktur (může být nastavena odlišně od základního nastavení v účtu FAPI),
• poznámku (zde můžete zapsat libovolné doplňující informace k vytvářené šabloně).

Další pole formuláře mají obdobný význam jako u ručního vystavení faktury.

Pravidelná fakturace v prodejním formuláři

Šablona pravidelné fakturace se může automaticky vytvořit také vystavením objednávky přes prodejní formulář.

Pro tento případ je třeba v nastavení prodejního formuláře zaškrtnout v sekci PRAVIDELNÁ FAKTURACE na záložce Platby a fakturace parametr Vystavovat pravidelné faktury. Tím se zobrazí parametry pro nastavení pravidelné fakturace.

Konkrétně jde o:

• periodu fakturace,
• nastavení automatického ukončení pravidelné fakturace,
• možnost vystavování faktur s časovým předstihem 7 dnů,
• možnost náhrady prodejní položky od 2. vystavené faktury (např. při prodeji produktu na zkoušku - trialu).

Po vytvoření objednávky v prodejním formuláři, ve kterém je nastavena pravidelná fakturace, se vystaví první faktura a současně se automaticky založí šablona pravidelných faktur na základě údajů vyplněných klientem v objednávce.

Vystavování pravidelných faktur

Je-li vytvořená šablona pravidelných faktur ve stavu aktivní, FAPI na základě údajů uvedených v šabloně automaticky vystavuje doklady s nastavenou periodou až do vystavení zadaného počtu faktur, data ukončení pravidelné fakturace, popř. do jejího ručního zastavení.

Nahrazení prodejní položky v pravidelných fakturách (prodej trialu)

V některých případech může být užitečné automaticky modifikovat obsah objednávky po vystavení první pravidelné faktury a nahradit objednaný produkt (prodejní položku) v dalších fakturách jiným produktem.

V praxi nachází tato funkce uplatnění např. při prodeji trialu (zkušební verze) předplacené služby. Jiným příkladem využití je situace, kdy společně s opakujícím se produktem prodáváte i jednorázový miniupsell produkt a nechcete, aby miniupsellový produkt byl součástí pravidelně vystavovaných faktur.

K aktivaci této funkce slouží volba Nahradit položku v 2. a další pravidelné faktuře (v sekci PRAVIDELNÁ FAKTURACE na záložce Platby a fakturace v nastavení prodejního formuláře).

Pomocí dvojic polí s vyplněnými prodejními položkami určíte, jaká položka má být od druhé pravidelné faktury z objednávky odstraněna a jakou položkou má být nahrazena.

Volba Délka prvního období ... dní slouží k nastavení délky období nahrazované položky (tedy např. doby trvání trialu), pokud se tato délka liší od periody hlavního produktu.

Pokud funkci nahrazení, resp. odebrání, položky používáte tak, že se z následujícíh faktur ztratí fyzické produkty (knížka, zboží), odstraní se z celé šablony pravidelné fakturace i související doprava. Pokud v šabloně zůstane alespoň jeden fyzický produkt, doprava zůstane beze změny.

Chování jednorázové položky a pravidelného upsellu

Občas se hodí používat specifické nastavení prodeje, kdy chcete prodávat jednu hlavní položku jako jednorázový nákup, a jako upsell nabídnout pravidelné předplatné. Prodejní formulář tedy nastavíte na pravidelnou fakturaci a použijete výše popisovanou funkci Nahrazení položky tak, aby se hlavní - jednorázová - položka odstranila z následných faktur:

FAPI potom už jen čeká, zda zákazník při nákupu přihodí do košíku upsellovou položku (která je pravidelně fakturovaná), a pak nastane jedna ze dvou situací:

1. zákazník upsell nechce – nezaložíme pravidelnou fakturaci, z nákupu vznikne jen jednorázová faktura,
2. zákazník dokoupil upsell – založíme pravidelnou fakturaci jen s upsell položkou (může jich být i vícero, pokud máte upsellů v daném formuláři nastaveno více).

Jak fakturovat vždy v poslední den v měsíci

FAPI zatím nemá automatickou funkčnost pro nastavení posledního dne v měsíci. Aby se fakturovalo vždy poslední den v měsíci, tak je potřeba nastavit šablonu pravidelné fakturace na poslední den v měsíci a zároveň to musí být měsíc, který má 31 dní.

Tedy pokud prav. fakturaci nastavujete v únoru a nastavíte na 28. (resp. 29. den v přestupném roce), tak se bude vždy vystavovat doklad 28., resp. 29. den v měsíci. Analogicky pokud byste nastavili šablonu např. na 30. dubna, tak se vždy bude vystavovat 30. den v měsíci.

Pokud ji ale nastavíte např. na 31. květen, tak se další faktura vždy vystaví poslední den v měsíci, ať má měsíc 28, 29, 30 nebo 31 dnů.

Datum v názvu položky

Někdy může být užitečné do názvu položky doplnit datum vystavení faktury. Toho lze dosáhnout pomocí zástupného symbolu {createDate} zadaného v názvu položky, popř. v jejím popisu. Tento zástupný symbol se na faktuře v okamžiku jejího vystavení automaticky nahradí aktuálním datem. Funkci využijete např. při fakturaci za členství v uzavřené internetové komunitě.