Šablony zpráv

FAPI za vás dokáže komunikovat s vašimi zákazníky pomocí automaticky zasílaných zpráv. Tyto zprávy lze použít k zasílání vystavených dokladů, upozornění na stav zpracování objednávky, ale i pro doručení produktu.

Technicky mohou mít zprávy povahu e-mailů nebo SMS.

Zprávy se zasílají na základě tzv. šablon zpráv, v nichž si můžete nastavit obsah komunikace přesně podle svých potřeb.

Jednotlivé šablony se sdružují do tzv. sad šablon zpráv, přičemž ke každému prodejnímu formuláři můžete přiřadit právě jednu sadu šablon zpráv.

Při úvodním nastavení vystačíte s výchozími sadami šablon zpráv, které obsahují univerzální texty pro většinu situací. Přesto velmi doporučujeme přizpůsobit si texty zasílaných zpráv vlastním potřebám.

Tip: Pokud nevystačíte s jednou univerzální sadou šablon zpráv, je vhodné vytvořit pro každý formulář specifickou sadu, kterou pojmenujete stejně jako prodejní formulář. Snadno si tak udržíte přehled, kde se jaké šablony zpráv používají.

Nastavení šablon zpráv

Šablony zpráv najdete v nabídce PRODEJ > Šablony zpráv.

U objednávek vystavených přes prodejní formulář se zprávy posílají na základě sady šablon přiřazené v prodejním formuláři (pole ŠABLONY ZPRÁV na záložce Akce v nastavení prodejního formuláře).

U ručně vystavených faktur se zprávy posílají na základě Výchozí sady šablon zpráv. Pokud při ruční fakturaci přiřadíte k vystavované faktuře prodejní formulář v poli PRODEJNÍ FORMULÁŘ (PROJEKT), budou se zprávy posílat na základě sady šablon zpráv, která je nastavena v tomto prodejním formuláři.

Typy šablon zpráv

V sadě šablon lze použít následující typy šablon:

E-mail při vystavení objednávky
E-mail při zaplacení objednávky
E-mail k vystavenému dokladu
E-mail při automatickém stržení platby z karty
E-mail při stornování objednávky
Vlastní e-mailová šablona
SMS při vystavení objednávky
SMS při zaplacení objednávky
SMS k vystavenému dokladu
SMS při automatickém stržení platby z karty
SMS při stornování objednávky
Vlastní SMS šablona

Typ šablony rozhoduje o tom, jakým způsobem FAPI se šablonou pracuje, zejména pak kdy (za jakých okolností) se e-mail na základě dané šablony posílá. Šablony prvních tří typů mají své pevně definované použití, o kterém vypovídá již jejich název. Poslední dva typy (vlastní šablony) lze využít k zasílání zpráv výhradně pomocí akcí definovaných v prodejním formuláři.

E-mail/SMS při vystavení objednávky

E-mail/SMS na základě této šablony se zákazníkovi odesílá při vystavení objednávky, tedy po vyplnění a odeslání objednávkového formuláře na webových stránkách.

V závislosti na nastavení prodejního formuláře je tento e-mail doprovázen v příloze buď zálohovou fakturou (je-li v daném prodejním formuláři aktivní volba Vystavovat zálohové faktury), nebo fakturou/daňovým dokladem (pokud volba Vystavovat zálohové faktury aktivní není).

E-mail/SMS při zaplacení objednávky

E-mail/SMS na základě této šablony je odesílán v okamžiku, kdy je objednávka uhrazena, popř. kdy je jako zaplacená označena ručně. V příloze e-mailu se posílá faktura/daňový doklad.

Tato šablona je zároveň vhodná pro vložení odkazu na obsah (např. stažení ebooku), který si přejete zpřístupnit zákazníkovi po zaplacení objednávky.

E-mail/SMS k vystavenému dokladu

E-mail/SMS na základě této šablony je vázán na doklad konkrétního typu a je odesílán v okamžiku vystavení takového dokladu. Vystavený doklad je připojen v příloze zaslaného e-mailu.

Šablonu využijete tehdy, pokud nabízíte prodej na splátky nebo pokud při svém prodejním procesu vystavujete další typy dokladů jako např. doklady o přijetí platby či opravné daňové doklady.

Šablona e-mailu k vystavenému dokladu může být navázána na následující typy dokladů:

Daňový doklad (a pro 1. splátku)
Zálohová faktura (a pro 1. splátku)
Daňový doklad pro 2. a další splátku
Zálohová faktura pro 2. a další splátku
Doklad o přijetí platby
Opravný daňový doklad

Vlastní e-mailová/SMS šablona

Tento typ šablony využijete u akce na odeslání e-mailu/SMS v nastavení prodejního formuláře. Jejím prostřednictvím můžete například zasílat odkaz na stažení elektronického produktu po zaplacení příslušné položky objednávky nebo výzvu expedičnímu oddělení k zabalení a odeslání fyzického produktu.

SMS šablony

Pomocí SMS šablon můžete automatizovat poslání SMS zprávy na telefonní číslo zákazníka.

Pro zasílání SMS je třeba mít nastaveno propojení se službou GoSMS, Bulkgate, nebo SMSbrána.cz (nabídka Nastavení > Propojení aplikací). Také nezapomeňte povolit odesílání zpráv v Nastavení > Notifikace a reporty. Více se dozvíte v článku Posílání SMS zpráv z FAPI.

Formátování zpráv

E-maily z FAPI jsou odesílány ve formátu HTML, který umožňuje jejich formátování. Vzhled zprávy můžete ovlivnit buď pomocí formátovacích nástrojů na nástrojové liště okna zprávy, popř. pomocí jazyka HTML (po přepnutí do režimu HTML tlačítkem Zdroj).

Zástupné symboly k personalizaci textu

V šablonách zpráv můžete použít tzv. zástupné symboly, a personalizovat tak obsah zpráv pomocí údajů jako např. číslo faktury, variabilní symbol, datum splatnosti, fakturovaná částka atd.

V zasílaných zprávách je každý zástupný symbol nahrazen vždy příslušnou konkrétní hodnotou. Zástupné symboly lze použít v předmětu i v těle zprávy.

Zástupné symboly (zást. s.) vložíte do textu pomocí tlačítka Vložit zástupný symbol na nástrojové liště editoru zpráv. Příklad použití znázorňuje obrázek.

Zást. s. jsou roztříděny do záložek pro snazší orientaci. Pro vložení zást. s. stačí kliknout levým tlačítkem na konkrétní políčko se zást. s.

Vkládání odkazů

Odkazy můžete do zpráv vkládat několika způsoby:

vypsáním URL adresy přímo v textu (např. "https://www.seznam.cz")
vložením zástupného symbolu (např. zástupný symbol {pdf} vloží na dané místo odkaz na výtisk faktury)
převedením části textu na odkaz (označením části textu a vložením odkazu pomocí tlačítka "Odkaz" na nástrojové liště – ikona řetězu)

Při vkládání odkazů doporučujeme přednostně využívat poslední způsob. Takový odkaz v textu e-mailu lépe vypadá a je srozumitelnější.

Ukázka vložení odkazu na platební bránu (po stisku tlačítka "Odkaz"):

Používání emoji

V předmětu i v těle zprávy lze využívat i Emoji znaky. Podporujeme emoji verze 1.0 a Unicode 1.1. Po vložení emoji se ihned zobrazí symbol vykreslený na místě kurzoru.

Posílání souborů

Prostřednictvím šablon zpráv můžete posílat i soubory. Nikoli však jako klasickou přílohu e-mailu. Soubor je do e-mailu vložen vždy formou odkazu na jeho stažení.

Pomocí tlačítka Přidat soubor (v režimu úpravy šablony zpráv) vyberte a uložte soubor do aplikace. Do e-mailové šablony je poté potřeba vložit zástupný symbol, který se objeví pod uloženým souborem. Tento zástupný symbol bude v odeslaném e-mailu nahrazen odkazem ke stažení uloženého souboru.

Maximální datová velikost nahraného souboru je 500 MB.