Odesílání emailů z FAPI přes Šablony zpráv

FAPI za vás dokáže automaticky komunikovat se zákazníky prostřednictvím e-mailů nebo SMS. Tyto zprávy můžete využít pro:

✅ Zasílání faktur a dokladů

✅ Upozornění na stav objednávky

✅ Doručení digitálních produktů

Jak fungují šablony zpráv?

🔹 Každá zpráva vychází z předem nastavené šablony, kterou si můžete upravit podle svých potřeb.

🔹 Šablony se sdružují do sad šablon zpráv.

🔹 Ke každému prodejnímu formuláři lze přiřadit:

buď Jednu sadu šablon pro všechny faktury, n

nebo Jednu sadu pro první fakturu a jinou pro pravidelné faktury (např. u předplatného).

Nastavení šablon zpráv

Najdete je v nabídce: PRODEJ → Šablony zpráv

Při úvodním nastavení můžete použít Výchozí sadu šablon zpráv, které obsahují univerzální texty. Doporučujeme je však přizpůsobit vaší značce a stylu komunikace.

💡 Tip: Pokud potřebujete různé texty pro různé formuláře, vytvořte specifické sady a pojmenujte je podle prodejních formulářů. Snadno si tak udržíte přehled!

Typy šablon zpráv

• E-mail při vystavení objednávky
• E-mail při zaplacení objednávky
• E-mail k vystavenému dokladu
• E-mail při automatickém stržení platby z karty
• E-mail při stornování objednávky
• Vlastní e-mailová šablona
• SMS při vystavení objednávky
• SMS při zaplacení objednávky
• SMS k vystavenému dokladu
• SMS při automatickém stržení platby z karty
• SMS při stornování objednávky
• Vlastní SMS šablona

1️⃣ E-mail/SMS při vystavení objednávky

📩 Odesílá se automaticky hned po odeslání objednávkového formuláře.

📎 Příloha e-mailu závisí na nastavení prodejního formuláře:

• Zálohová faktura (pokud je aktivní volba Vystavovat zálohové faktury).
• Faktura/daňový doklad (pokud zálohové faktury nejsou aktivní).

2️⃣ E-mail/SMS při zaplacení objednávky

📩 Odesílá se po úspěšné úhradě objednávky (automaticky nebo při ručním označení jako zaplacené).

📎 Příloha e-mailu: Faktura/daňový doklad.

💡 Tip: Tato šablona je ideální pro zasílání odkazu na digitální produkt (např. e-book).

3️⃣ E-mail/SMS k vystavenému dokladu

📩 Odesílá se při vystavení konkrétního typu dokladu.

📎 Připojený dokument závisí na typu dokladu:

• Daňový doklad (včetně pro 1. splátku)
• Zálohová faktura (včetně pro 1. splátku)
• Daňový doklad pro 2. a další splátky
• Zálohová faktura pro 2. a další splátky
• Doklad o přijetí platby
• Opravný daňový doklad

💡 Tip: Hodí se například při prodeji na splátky nebo pokud vystavujete další doklady během prodejního procesu.

4️⃣ Vlastní e-mailová/SMS šablona

📩 Používá se u akce na odeslání e-mailu/SMS v nastavení prodejního formuláře.

📍 Možné využití:

• Odeslání odkazu na digitální produkt po zaplacení.
• Výzva expedičnímu oddělení k odeslání fyzického produktu.

5️⃣ SMS šablony

📩 Automatizují posílání SMS zpráv zákazníkům.

📍 Lze je použít například pro potvrzení objednávky, platby nebo doručení produktu.

Formátování zpráv ve FAPI

📩 E-maily z FAPI jsou odesílány ve formátu HTML, což umožňuje jejich vizuální úpravy.

Jak formátovat e-maily?

✔ Použijte formátovací nástroje v nástrojové liště editoru zpráv.

✔ Přepněte do režimu HTML (tlačítko Zdroj) a upravte vzhled e-mailu přímo pomocí HTML kódu.

💡 Tip: HTML umožňuje přidat tučné písmo, barvy, odkazy, obrázky a další prvky pro atraktivnější vzhled e-mailů.

Zástupné symboly pro personalizaci zpráv ve FAPI

📩 Zástupné symboly umožňují personalizovat e-maily a SMS pomocí automaticky doplňovaných údajů, jako jsou:

✔ Číslo faktury

✔ Variabilní symbol

✔ Datum splatnosti

✔ Fakturovaná částka

✔ … a další informace

Jak fungují zástupné symboly?

🔹 V každé odeslané zprávě se zástupný symbol automaticky nahradí konkrétní hodnotou.

🔹 Lze je použít v předmětu i v těle zprávy.

Jak vložit zástupný symbol?

1️⃣ Klikněte na „Vložit zástupný symbol“ v nástrojové liště editoru zpráv.

2️⃣ Vyberte správnou záložku pro snadnější orientaci.

3️⃣ Klikněte na požadovaný symbol a vloží se do textu.

💡 Tip: Zástupné symboly vám šetří čas a zajišťují, že zákazník obdrží správné informace bez nutnosti ručního doplňování.

Vkládání odkazů do zpráv ve FAPI

Do zpráv můžete vkládat odkazy třemi způsoby:

1️⃣ Přímé vypsání URL adresy

• Například: https://www.seznam.cz
• Nevýhoda: Dlouhé odkazy mohou působit neesteticky.

2️⃣ Vložení zástupného symbolu

• Například {pdf} vloží odkaz na stažení faktury.
• Hodí se pro automatické generování odkazů.

3️⃣ Převedení části textu na odkaz ✅ Doporučený způsob

• Označte část textu a klikněte na tlačítko „Odkaz“ (ikona řetězu v nástrojové liště).
• Například: Zaplatit objednávku
• Výhoda: Odkaz vypadá lépe a je přehlednější.

💡 Tip: Pro odkazy na platební brány nebo stažení souborů vždy používejte možnost převedení textu na odkaz – zlepšuje čitelnost a profesionální vzhled e-mailu.

Ukázka vložení odkazu na platební bránu (po stisku tlačítka "Odkaz"):

Používání emoji

Emoji můžete používat jak v předmětu, tak v těle zprávy.

✔ Podporujeme emoji verze 1.0 a Unicode 1.1.

✔ Po vložení emoji se okamžitě zobrazí na místě kurzoru.

💡 Tip: Emoji mohou zvýšit otevřenost e-mailů a zpříjemnit komunikaci, ale používejte je s mírou, aby zpráva zůstala profesionální.

Jak posílat soubory přes šablony zpráv ve FAPI

FAPI umožňuje odesílat soubory, ale ne jako klasickou e-mailovou přílohu.

Místo toho se soubor vloží do e-mailu jako odkaz ke stažení.

💡 Tip: Tento způsob zajistí, že e-mail nebude blokován kvůli příloze a zákazník si soubor stáhne kdykoli.

Jak přidat soubor do e-mailu?

1️⃣ V režimu úpravy šablony zpráv klikněte na „Přidat soubor“.

2️⃣ Vyberte soubor a uložte ho do aplikace.

3️⃣ Pod uloženým souborem se zobrazí zástupný symbol – ten vložíte do e-mailové šablony.

4️⃣ Při odeslání e-mailu se zástupný symbol automaticky nahradí odkazem na stažení souboru.

💡 Tip: Tento způsob zajišťuje, že soubor neovlivní doručitelnost e-mailu a zákazník si ho může stáhnout kdykoli.