Změna společnosti, IČ a fakturačních údajů ve stávajícím FAPI účtu

Měníte společnost, ze které prodáváte, ale chcete nadále používat svůj současný FAPI účet?

Ve většině případů není nutné zakládat nový účet. Je však potřeba správně načasovat změnu fakturačních údajů a zkontrolovat všechna nastavení, která jsou s původním subjektem propojená.

Změna IČ totiž zpravidla znamená změnu dodavatele, nikoliv jen přejmenování společnosti. Ovlivnit může zejména:

• údaje dodavatele na fakturách,
• režim a sazby DPH,
• bankovní účet,
• platební bránu a automatické platby kartou,
• produkty a prodejní formuláře,
• šablony pravidelné fakturace,
• obchodní podmínky a další dokumenty,
• webhooky a navazující aplikace.

Lze změnu provést ve stávajícím FAPI účtu?

Ano. Pokud původní subjekt přestává účet používat a od stanoveného data ho zcela nahradí nový subjekt, lze změnit fakturační údaje ve stávajícím FAPI účtu.

Výhodou je, že si zachováte například:

• vytvořené produkty,
• prodejní formuláře,
• šablony pravidelné fakturace,
• e-mailové šablony,
• automatizace a další nastavení účtu.

Je však potřeba jednotlivé části zkontrolovat a podle situace upravit. Samotnou změnou fakturačních údajů se automaticky nezmění všechna související nastavení.

Doporučený harmonogram realizace změny, který byste měli provést v DEN, kdy končí původní subjekt a začíná nový.

Pokud se mění IČ, počítejte s tím, že pravděpodobně budete potřebovat novou smlouvu nebo nový obchodní účet u poskytovatele platební brány. Platby by měl přijímat stejný subjekt, který zákazníkovi vystavuje doklad.

Ještě před změnou proto kontaktujte provozovatele své platební brány a ověřte:

• zda je možné stávající bránu převést na nové IČ,
• zda bude potřeba založit nový obchodní účet,
• od jakého okamžiku může nový subjekt přijímat platby,
• zda zůstanou zachované uložené platební karty a souhlasy s opakovanými platbami.

Uložené karty a souhlasy s automatickým strháváním bývají navázané na původní obchodní účet. Pokud je poskytovatel nepřevede, zákazníci budou muset provést první platbu přes novou bránu ručně. Tím se vytvoří nové propojení karty pro další automatické platby.

Původní platební bránu neodpojujte dříve, než ověříte přechod všech aktivních pravidelných plateb. Výjimkou může být situace, kdy poskytovatel brány výslovně potvrdí převod na nové IČ včetně zachování uložených karet.

Pokud poskytovatel umožní převod brány na nové IČ, nechte si výslovně potvrdit, zda se převod týká také uložených karet a oprávnění k opakovanému strhávání.

Pokud převod možný není, připravte si nový obchodní účet a novou platební bránu. Po její aktivaci bude potřeba novou bránu připojit k používaným prodejním formulářům v 3. kroku Platba, doprava a fakturace, v sekci Platební brána.

Podrobný postup najdete v nápovědě Jak na změnu platební brány.

Pokud bude nový subjekt používat jiný bankovní účet, přidejte jej do FAPI ještě před zahájením fakturace za nový subjekt.

Nový účet nastavíte v části: Nastavení → Způsoby platby

Zkontrolujte zejména:

• číslo účtu,
• měnu účtu,
• IBAN a SWIFT u zahraničních plateb.

Původní import plateb pro bankovní účet doporučujeme po přechodnou dobu ponechat aktivní kvůli úhradám starších faktur a případným vratkám. O jeho odpojení rozhodněte až poté, co na něj neočekáváte další platby.

Podrobný návod pro ZMĚNU BANKOVNÍHO ÚČTU máte zde:

Nastavení a změna bankovního účtu

Nápověda vás povede vás hlavně na nastavení pro: Import plateb z banky

A připomene, ať nezapomenete vždy podle vaší banky, rovněž na nastavení notifikací o příchozích platbách. Návod si vyberte podle vaší banky ZDE:

Ve FAPI jsou dvě místa pro nastavení fakturačních údajů. Každé slouží k jinému účelu.

Údaje dodavatele na fakturách pro zákazníky

Přejděte do:

Nastavení → Fakturační údaje

upravte údaje společnosti, která bude nově vystavovat faktury zákazníkům.

Zkontrolujte především:

• název společnosti,
• IČ,
• DIČ nebo IČ DPH,
• sídlo,
• kontaktní údaje,
• případné údaje o zápisu v obchodním rejstříku.

Údaje odběratele na fakturách od FAPI

Přejděte do:

Nastavení → Můj účet → Tarify a faktury → Změna fakturačních údajů

Zde nastavíte subjekt, kterému FAPI fakturuje používání služby.

Podrobný postup máme zde:

Jak změnit fakturační údaje

Pokud potřebujete změnit také fakturační e-mail, tak tuto změnu nelze provést přímo ve vašem FAPI účtu, napište nám kvůli autorizaci z původní e-mailové adresy na podpora@fapi.cz a my to pro vás rádi zprocesujeme.

Nastavení najdete v části:

Nastavení → Nastavení fakturace

Další postup závisí na tom, zda se režim DPH oproti původnímu subjektu mění.

Režim DPH se nemění

Pokud jsou původní i nový subjekt ve stejném režimu DPH a používají stejné sazby:

• ověřte správné DIČ nového subjektu,
• zkontrolujte režim DPH v nastavení účtu,
• zkontrolujte používané produkty,
• zkontrolujte aktivní formuláře,
• zkontrolujte aktivní šablony pravidelné fakturace.

Sazby není nutné měnit pouze proto, že se změnilo IČ. Zkontrolujte ale, že odpovídají produktům a způsobu prodeje nového subjektu.

Přechod z neplátce na plátce DPH

Nejdříve nastavte plátcovství v účtu a potom zkontrolujte:

• sazby DPH u produktů,
• ceny včetně a bez DPH,
• prodejní formuláře,
• šablony pravidelné fakturace.

Rozhodněte také, zda chcete:

• zachovat konečnou cenu pro zákazníka a DPH z ní nově vypočítat,
• nebo k původní ceně DPH připočítat.

Toto rozhodnutí ovlivní částku, kterou zákazník zaplatí.

Určitě pracujte i s těmito nápovědami:

• Přecházím na plátcovství DPH nebo naopak – co mám upravit
• Jak zachovat konečné ceny při změně režimu DPH

Přechod z plátce na neplátce DPH

Nejdříve upravte:

• produkty,
• prodejní formuláře,
• šablony pravidelné fakturace.

Režim účtu změňte až jako poslední krok. Tím snížíte riziko, že během přechodu vznikne doklad s nesprávným nastavením DPH.

Identifikovaná osoba nebo registrace v jiné zemi

Pokud je nový subjekt identifikovanou osobou nebo je registrovaný k DPH v jiné zemi, neodvozujte nastavení pouze od původního subjektu.

Ověřte s účetní nebo daňovým poradcem zejména:

• režim DPH,
• používané sazby,
• místo plnění,
• fakturaci zákazníkům v tuzemsku a zahraničí,
• údaje uváděné na dokladech.

Související návody:

• Jak FAPI určuje sazbu DPH
• Fakturace do zahraničí

U produktů ověřte:

• cenu,
• zda je cena uvedená včetně nebo bez DPH,
• sazbu DPH,
• typ produktu.

U každého aktivního prodejního formuláře zkontrolujte:

>>> v 3. kroku Platba, doprava a fakturace

• novou platební bránu,
• bankovní převod,
• dostupné platební metody,
• nastavení měn,
• fakturaci a DPH,

>>> ve 4. kroku Akce

• e-mailové šablony,
• akce vázané na produkt,
• webhooky a externí skripty a aplikace.

>>> v 5. kroku Děkovací stránka

• děkovací stránku,

>>> v 6. kroku Vzhled

• obchodní podmínky,
• zásady zpracování osobních údajů,
• souhlasy zákazníka.

Co změnit

Upravte pouze údaje, které se vztahují k novému subjektu, například:

• platební bránu,
• bankovní účet,
• sazbu DPH,
• cenu nebo měnu,
• název a identifikační údaje dodavatele v textech,
• právní dokumenty,
• e-mailové podpisy,
• údaje odesílané do externích aplikací.

Externí propojení kontrolujte zejména tehdy, pokud pracují s:

• názvem společnosti,
• IČ nebo DIČ,
• číslem bankovního účtu,
• platební bránou,
• fakturačními údaji,
• názvem či kódem produktu.

Důležité je prověřit ty formuláře jež jsou stále zveřejněné nebo přes ně mohou zákazníci vytvořit novou objednávku.

Pokud měníte nastavení existujícího formuláře, ověřte také dopad na pravidelné fakturace. Více najdete v nápovědě Jak změny v prodejním formuláři ovlivní pravidelné faktury.

Tento krok je zásadní. Již existující šablony mohou obsahovat údaje nebo nastavení vytvořené ještě pro původní subjekt.

Přehled šablon pravidelné fakturace najdete v části Faktury → Šablony pravidelných faktur.

Přejděte do přehledu pravidelných fakturací a rozdělte šablony podle způsobu úhrady:

• bankovním převodem (bez automatického strhávání),
• kartou přes platební bránu (s automatickým strháváním).

Jak poznáte zda má klient napojenou kartu pro automatické strhávání

U každé aktivní šablony zkontrolujte (zde si můžete pomoci AI):

• aktivní stav,
• datum začátku příštího období,
• datum vystavení dalšího dokladu,
• splatnost,
• položky, ceny a
• sazbu DPH,
• platební metodu,
• bankovní účet,
• napojenou kartu,
• prodejní formulář.

Připomínáme:

Při práci s AI nepoužívejte obecné zadání:

U všech pravidelných fakturací změň DPH a platební údaje.

Nejdříve si nechte připravit seznam šablon včetně jejich ID. Potom vyberte konkrétní šablony, popište přesnou změnu a nechte je zpracovat jednu po druhé. Po každé změně požadujte nové načtení detailu a ověření výsledku.

Šablony hrazené převodem

Ověřte, že další doklad obsahuje nový bankovní účet. Staré nezaplacené doklady však musí být vypořádány podle pokynů účetní a údajů původního subjektu.

Šablony hrazené kartou přes původní bránu

Pokud původní brána zůstane aktivní, mohou existující platby dočasně pokračovat přes ni. Je však potřeba vyjasnit, kterému subjektu peníze právně náleží.

Pokud starou bránu ukončujete, informujte zákazníky, že bude potřeba první novou fakturu zaplatit kartou ručně.

V případě, že jste již platební bránu v prodejním formuláři vyměnili a ten je přiřazen k dané šabloně pravidelné fakturace, další pokusy o platby půjdou přes novou platební bránu.

Před změnou si vyfiltrujte:

• nezaplacené zálohové faktury,
• faktury po splatnosti,
• doklady čekající na automatické stržení,
• budoucí pravidelné faktury,
• částečně uhrazené doklady,
• přeplatky a nespárované platby.

Zvláštní pozornost věnujte dokladům, které:

• byly vystaveny původním subjektem, ale budou zaplaceny po změně,
• se vztahují k období po datu přechodu,
• mají být automaticky strženy v blízkosti data změny,
• mohou vyžadovat dobropis nebo vrácení platby.

Pokud by měla pravidelná faktura vzniknout těsně před přechodem, zvažte po dohodě s účetní dočasné posunutí dalšího vystavení nebo pozastavení šablony. Cílem je zabránit tomu, aby doklad vystavil nesprávný subjekt. S případnou opravou vám pak pomůže přímo FAPI podpora, stačí napsat na e-mail podpora@fapi.cz.

Zkontrolujte všechna místa, kde se může zobrazovat původní společnost:

• jméno odesílatele,
• e-mail pro odpovědi,
• podpisy v šablonách zpráv,
• zápatí faktur,
• obchodní podmínky,
• reklamační podmínky,
• zásady ochrany osobních údajů,
• kontaktní stránka webu,
• patička webu,
• členská sekce,
• děkovací stránky,
• automatické e-maily,
• SMS zprávy,
• webhooky a externí systémy.

Pokud se mění správce osobních údajů nebo smluvní strana, nechte způsob informování zákazníků posoudit právníkem.

Údaje ve FAPI a na webu by měly být od okamžiku změny vzájemně konzistentní.

Po dokončení změn vytvořte testovací objednávku v každém důležitém prodejním procesu.

Ověřte celý průchod:

1. zákazník odešle objednávku;
2. zobrazí se správná platební metoda;
3. platba směřuje na správný účet nebo platební bránu;
4. faktura obsahuje správného dodavatele;
5. sedí IČ, DIČ, DPH, cena a měna;
6. správně se odešlou navazující e-maily;
7. správně proběhne předání produktu nebo přístupu;
8. u pravidelné fakturace se správně založí další období.

Testovací fakturu po dokončení označte a zpracujte podle postupu, který používáte se svou účetní.

Během prvních dnů po přechodu doporučujeme kontrolovat:

• nově vystavené faktury,
• přijaté platby,
• automatické strhávání z karet,
• párování bankovních plateb,
• faktury vystavené z pravidelných šablon,
• případné neúspěšné nebo duplicitní platby.

Původní bankovní účet nebo platební bránu odpojte až ve chvíli, kdy máte potvrzeno, že je přechod dokončený a neočekáváte další platby za původní subjekt.

Shrnutí

Při změně IČ a společnosti je potřeba řešit více než samotnou fakturační hlavičku. Nejdůležitější jsou:

1. správné oddělení dokladů původního a nového subjektu,
2. bankovní účty a párování starých plateb,
3. platební brána a uložené karty zákazníků,
4. pravidelné fakturace,
5. správný režim DPH,
6. produkty, formuláře, e-maily a právní texty,
7. závěrečné otestování celého prodejního procesu.

Pokud si nejste jistí daňovým nebo právním posouzením přechodu, doporučujeme plán před provedením změn konzultovat s účetní, daňovým poradcem nebo právníkem. Nastavení FAPI poté upravte podle jimi potvrzeného data a postupu.