Upomínky

Jednou z nejméně příjemných situací při prodeji je, když vám zákazník nezaplatí za provedenou objednávku a vy jej musíte upomínat. Díky FAPI však můžete i tuto práci svěřit automatu. Hlídání termínů splatnosti vystavených faktur a upomínání zákazníků se tak stane minulostí.
Ve FAPI můžete svým zákazníkům připomínat nejen úhradu faktur po splatnosti, ale i blížící se datum splatnosti. Budete mile překvapeni, jak moc snížíte počet neplatičů.

Šablony upomínek

Upomínky jsou z FAPI odesílány na základě tzv. šablon upomínek. Šablona upomínky definuje jaký text, jakou formou a v jaký čas se odešle.
Šablony jednotlivých upomínek jsou ve FAPI sdruženy do tzv. sad šablon upomínek. V rámci jedné sady si můžete vytvořit více šablon upomínek, např. pro upomínku vyzývající k zaplacení ještě před datem splatnosti a další pro upomínku, která je zasílána až po jeho překročení.

Formy upomínek

Vybrat si můžete ze 3 typů upomínek:
  • E-mail zaslaný klientovi
  • SMS zaslaná klientovi (vyžaduje aktivaci posílání SMS zpráv)
  • E-mail na vaši zákaznickou podporu (např. pro připomenutí telefonického upomínání)

Vytvoření a nastavení upomínky

V nabídce Prodej - Šablony upomínek vidíte přehled všech sad upomínek. Naleznete zde výchozí sadu upomínek a můžete zde vytvářet i své vlastní sady upomínek, a to pomocí tlačítka Vytvořit novou sadu upomínek.

Výchozí sada upomínek je ve výchozím stavu prázdná (neobsahuje žádné šablony). Tuto sadu nelze přejmenovat ani smazat.

Kliknutím na název sady, popř. stiskem tlačítka Upravit zobrazíte šablony upomínek, které daná sada obsahuje.
Ve zvolené sadě upomínek vytvoříte novou šablonu upomínky stiskem tlačítka Vytvořit novou upomínku. Již existující šablonu můžete upravit kliknutím na její název, popř. stiskem tlačítka Upravit. V následně zobrazeném formuláři vyplňte všechny požadované údaje, tedy název, časovou podmínku (počet dnů vzhledem k datu splatnosti), typ, předmět a text upomínky.

Provedené změny uložíte pomocí tlačítka Uložit. Od toho okamžiku je vytvořená šablona upomínky aktivní.

Zástupné symboly k personalizaci textu

V textu upomínek můžete používat zástupné symboly a personalizovat tak obsah upomínky o údaje jako např. číslo faktury, datum splatnosti, fakturovaná částka apod. Zástupné symboly v textu upomínky budou při odeslání nahrazeny konkrétní hodnotou. Kompletní seznam zástupných znaků, které lze v upomínce použít, najdete pod formulářem v nastavení šablony upomínky.

Upomínky formou SMS zpráv

Pro zasílání upomínek formou SMS je nutné mít ve FAPI aktivováno posílání SMS zpráv prostřednictvím jedné ze služeb SMSbrána.cz nebo GoSMS. Více se dozvíte v článku Posílání zpráv z FAPI.

Odesílání upomínek

Odeslání upomínek probíhá každý den v 8 hodin ráno, a to na základě vyhodnocení všech podmínek pro jejich zaslání. Tyto podmínky se vyhodnocují u všech zálohových faktur, daňových dokladů a zjednodušených daňových dokladů, které nejsou stornované.

Upomínka je odeslána, pokud faktura, ke které se vztahuje, není označena jako zaplacená a současně je splněna časová podmínka zadaná v poli před/po datu splatnosti.

Pokud byla časová podmínka splněna v minulosti, tj. den splnění podmínky již uplynul, upomínka se nepošle. To znamená, že upomínky se posílají pouze v den, kdy je časová podmínka pro jejich zaslání splněna, neposílají se dodatečně.

V příloze e-mailu s upomínkou se zasílá faktura, k níž se upomínka vztahuje.

U faktur vystavených z prodejního formuláře se používá sada upomínek zvolená v nastavení tohoto prodejního formuláře (pole SADA UPOMÍNEK na záložce Akce).
U faktur vystavených ručně nebo prostřednictvím rozhraní API se používá Výchozí sada upomínek.