Pravidelná fakturace

Prodáváte určitý produkt či službu opakovaně v pravidelných intervalech a stejným způsobem potřebujete svým zákazníkům i fakturovat? Pro tento případ nabízí FAPI šablony pravidelných faktur, které takový úkol hravě zvládnou za vás.

Šablonu pravidelných faktur můžete vytvořit buď ručně, nebo může být vytvořena automaticky na základě vystavení objednávky v prodejním formuláři. Oběma případům se podrobněji věnuje následující text.

Ruční vytvoření šablony pravidelných faktur

Funkci pravidelné fakturace najdete v nabídce Faktury - Šablony pravidelných faktur. Pomocí tlačítka Vytvořit šablonu pravidelných faktur zobrazíte formulář pro zadání všech nezbytných údajů nové šablony.

Ve formuláři zadejte parametry pravidelné fakturace, a to konkrétně:

  • stav šablony pravidelných faktur (výchozím stavem je "aktivní", vystavování pravidelných faktur se může ukončit automaticky pomocí parametru KONEC VYSTAVOVÁNÍ, popř. je můžete kdykoli zastavit ručně),
  • periodu, s jakou se budou faktury vystavovat,
  • začátek příštího období (vyjadřuje období předplatného, ke kterému se pravidelná fakturace vztahuje),
  • parametry ukončení pravidelné fakturace (pokud si přejete vystavování faktur omezit),
  • předstih pro vystavování faktur (díky tomuto parametru lze fakturu na další období předplatného vystavit 7 dní před před začátkem následujícího období),
  • splatnost pravidelně vystavovaných faktur (může být nastavena odlišně od základního nastavení v účtu FAPI),
  • poznámku (zde můžete zapsat libovolné doplňující informace k vytvářené šabloně).

Další pole formuláře mají obdobný význam jako u ručního vystavení faktury.

Vyplnění poznámky je v přehledu šablon pravidelných faktur signalizováno zabarveným pravým horním rohem řádku s danou šablonou. Text poznámky se zobrazí po najetí myší.

Pravidelná fakturace v prodejním formuláři

Šablona pravidelné fakturace se může automaticky vytvořit také vystavením objednávky přes prodejní formulář.

Pro tento případ je třeba v nastavení prodejního formuláře zaškrtnout v sekci PRAVIDELNÁ FAKTURACE na záložce Platby a fakturace parametr Vystavovat pravidelné faktury. Tím se zobrazí parametry pro nastavení pravidelné fakturace.

 Konkrétně jde o:

  • periodu fakturace,
  • nastavení automatického ukončení pravidelné fakturace,
  • možnost vystavování faktur s časovým předstihem 7 dnů,
  • možnost náhrady prodejní položky od 2. vystavené faktury (např. při prodeji produktu na zkoušku - trialu).

Po vytvoření objednávky v prodejním formuláři, ve kterém je nastavena pravidelná fakturace, se vystaví první faktura a současně se automaticky založí šablona pravidelných faktur na základě údajů vyplněných klientem v objednávce.

V šabloně pravidelných faktur ani v prodejním formuláři s pravidelnou fakturací nelze použít prodejní položku s omezeným množstvím.

Pravidelnou fakturaci lze rozšířit o automatické strhávání plateb z karty. Více se dozvíte v článku nápovědy Opakované platby.

Vystavování pravidelných faktur

Je-li vytvořená šablona pravidelných faktur ve stavu aktivní, FAPI na základě údajů uvedených v šabloně automaticky vystavuje doklady s nastavenou periodou až do vystavení zadaného počtu faktur, data ukončení pravidelné fakturace, popř. do jejího ručního zastavení.

Nahrazení prodejní položky v pravidelných fakturách (prodej trialu)

V některých případech může být užitečné automaticky modifikovat obsah objednávky po vystavení první pravidelné faktury a nahradit objednaný produkt (prodejní položku) v dalších fakturách jiným produktem.

V praxi nachází tato funkce uplatnění např. při prodeji trialu (zkušební verze) předplacené služby. Jiným příkladem využití je situace, kdy společně s opakujícím se produktem prodáváte i jednorázový upsell a nechcete, aby upsellový produkt byl součástí pravidelně vystavovaných faktur.

K aktivaci této funkce slouží volba Nahradit položku v 2. a další pravidelné faktuře (v sekci PRAVIDELNÁ FAKTURACE na záložce Platby a fakturace v nastavení prodejního formuláře).

Pomocí dvojic polí s vyplněnými prodejními položkami určíte, jaká položka má být od druhé pravidelné faktury z objednávky odstraněna a jakou položkou má být nahrazena.

Volba Délka prvního období ... dní slouží k nastavení délky období nahrazované položky (tedy např. doby trvání trialu), pokud se tato délka liší od periody hlavního produktu.

Funkci nahrazení položky lze využít nejen pro nahrazení prodejních položek, ale také pro odebrání položky z dalších pravidelných faktur (prázdné pole v druhém sloupci) nebo pro přidání prodejní položky, která není součástí objednávky (prázdné pole v prvním sloupci).

Příklad použití (na obrázku výše):

VIP klub - trial -> VIP klub
Upsell -> (bez vyplněné položky)

Toto nastavení zajistí, že produkt "VIP klub - trial" (zkušební verze služby) bude od druhé pravidelné faktury nahrazen produktem "VIP klub" (služba za plnou cenu). Pokud bude součástí objednávky také upsellový produkt "Upsell", z dalších pravidelně vystavovaných faktur bude odstraněn.

Pokud chcete funkci používat pro prodej trialu v kombinaci s opakovanými platbami, je nutné, aby trialová položka měla nenulovou cenu. V opačném případě by se nemohla založit opakovaná platba na platební bráně. Délku trialu při aktivních opakovaných platbách nelze zkrátit pod 8 dní, a to z důvodu povinnosti informovat klienta o chystaném automatickém stržení platby.

Datum v názvu položky

V některých případech může být žádoucí uvádět na výtisku faktury v názvu prodávané položky i časovou hodnotu - datum. Pokud vložíte do názvu fakturované položky hodnotu data ve formátu DD.MM.RRRR, po vystavení faktury se následující faktura vystaví s datem posunutým o hodnotu periody fakturace uvedenou v šabloně v poli Perioda. Takto zadané datum lze použít i pro uvedení časového intervalu.

Příklad použití (Perioda: 12 měsíců):

Název položky v šabloně: Hosting od 01.01.2016 do 01.01.2017
Text položky na 1. faktuře: Hosting od 01.01.2016 do 01.01.2017
Text položky na následující faktuře: Hosting od 01.01.2017 do 01.01.2018

Někdy může být užitečné do názvu položky doplnit datum vystavení faktury. Toho lze dosáhnout pomocí zástupného symbolu {createDate} zadaného v názvu položky, popř. v jejím popisu. Tento zástupný symbol se na faktuře v okamžiku jejího vystavení automaticky nahradí aktuálním datem. Funkci využijete např. při fakturaci za členství v uzavřené internetové komunitě.

Příklad použití:

Název položky v šabloně: Měsíční členství v komunitě od {createDate}
Text položky na faktuře: Měsíční členství v komunitě od 07.05.2015