Pravidelná fakturace

Prodáváte určitý produkt či službu opakovaně v pravidelných intervalech a stejným způsobem potřebujete svým zákazníkům i fakturovat? Pro tento případ nabízí FAPI šablony pravidelných faktur, které takový úkol hravě zvládnou za vás.

Šablonu pravidelných faktur můžete vytvořit buď ručně, nebo může být vytvořena automaticky na základě vystavení objednávky v prodejním formuláři. Oběma případům se podrobněji věnuje následující text.

Ruční vytvoření šablony pravidelných faktur

Funkci pravidelné fakturace najdete v nabídce Faktury - Šablony pravidelných faktur. Pomocí tlačítka Vytvořit šablonu pravidelných faktur zobrazíte formulář pro zadání všech nezbytných údajů nové šablony.
Postup vyplnění je obdobný jako u ručního vystavení jednotlivé faktury. Navíc zadáváte pouze:
  • název šablony,
  • datum vystavení první pravidelné faktury,
  • periodu, s jakou se budou faktury vystavovat,
  • parametry ukončení pravidelné fakturace (pokud si přejete vystavování faktur omezit),
  • stav šablony.

Pravidelná fakturace v prodejním formuláři

Šablona pravidelné fakturace se může automaticky vytvořit také vystavením objednávky v prodejním formuláři.
Pro tento případ je třeba v nastavení prodejního formuláře zaškrtnout parametr Vystavovat pravidelné faktury (záložka Platby a fakturace), nastavit periodu fakturace (pole Perioda) a popř. omezit vystavování pravidelných faktur (parametr Konec vystavování s doplňkovým polem Počet vystavení, resp. Vystavovat faktury do).

Po vytvoření objednávky v takto nastaveném prodejním formuláři se vystaví první faktura a automaticky se založí šablona pravidelných faktur na základě údajů vyplněných v prodejním formuláři.

V šabloně pravidelných faktur ani v prodejním formuláři s pravidelnou fakturací nelze použít prodejní položku s omezeným množstvím.

Vystavování pravidelných faktur

Je-li vytvořená šablona pravidelných faktur ve stavu aktivní, FAPI na základě údajů uvedených v šabloně automaticky vystavuje doklady s nastavenou periodou až do zadaného počtu vystavených faktur, data vystavení, popř. do ručního ukončení.

Nahrazení prodejní položky v pravidelných fakturách

V některých případech může být užitečné automaticky modifikovat obsah objednávky po vystavení první pravidelné faktury a nahradit objednaný produkt (prodejní položku) v dalších fakturách jiným produktem.

V praxi nachází tato funkce uplatnění např. při prodeji trialu (zkušební verze) předplacené služby. Jiným příkladem využití je situace, kdy k předplatnému služby nabízíte jednorázový upsell a nechcete, aby upsellový produkt byl součástí pravidelně vystavovaných faktur.

K aktivaci této funkce slouží doplňková volba Nahradit položku v 2. a další pravidelné faktuře (na záložce Platby a fakturace v nastavení prodejního formuláře).

Pomocí dvojic polí s vyplněnými prodejními položkami určíte, jaká položka má být od druhé pravidelné faktury z objednávky odstraněna a jakou položkou má být nahrazena.

Funkci lze využít nejen pro nahrazení prodejních položek, ale také pro odebrání položky z dalších pravidelných faktur (prázdné pole v druhém sloupci) nebo pro přidání prodejní položky, která není součástí objednávky (prázdné pole v prvním sloupci).

Příklad použití (na obrázku výše):

VIP klub - trial -> VIP klub
Upsell -> (bez vyplněné položky)

Toto nastavení zajistí, že produkt "VIP klub - trial" (zkušební verze služby) bude od druhé pravidelné faktury nahrazen produktem "VIP klub" (služba za plnou cenu). Pokud je součástí objednávky také upsellový produkt "Upsell", z dalších pravidelně vystavovaných faktur bude odstraněn.

Pokud chcete funkci používat pro prodej trialu v kombinaci s opakovanými platbami, je nutné, aby trialová položka měla nenulovou cenu. V opačném případě by se nemohla založit opakovaná platba na platební bráně.

Datum v názvu položky

V některých případech může být žádoucí uvádět na výtisku faktury v názvu prodávané položky i časovou hodnotu - datum. Pokud vložíte do názvu fakturované položky hodnotu data ve formátu DD.MM.RRRR, po vystavení faktury se následující faktura vystaví s datem posunutým o hodnotu periody fakturace uvedenou v šabloně v poli Perioda. Takto zadané datum lze použít i pro uvedení časového intervalu.
Příklad použití (Perioda: 12 měsíců):

Název položky v šabloně: Hosting od 01.01.2016 do 01.01.2017
Text položky na 1. faktuře: Hosting od 01.01.2016 do 01.01.2017
Text položky na následující faktuře: Hosting od 01.01.2017 do 01.01.2018

Někdy může být užitečné do názvu položky doplnit datum vystavení faktury. Toho lze dosáhnout pomocí zástupného symbolu {createDate} zadaného v názvu položky, popř. v jejím popisu. Tento zástupný symbol se na faktuře v okamžiku jejího vystavení automaticky nahradí aktuálním datem. Funkci využijete např. při fakturaci za členství v uzavřené internetové komunitě.
Příklad použití:

Název položky v šabloně: Měsíční členství v komunitě od {createDate}
Text položky na faktuře: Měsíční členství v komunitě od 07. 05. 2015