Číselné řady

Každý prodejní doklad vystavený ve FAPI má své unikátní číslo. Číselná řada definuje formát, jakým se tyto doklady číslují. Formát číselné řady si můžete nastavit podle vlastních preferencí, a to pro každý typ dokladu zvlášť.

Ve výchozím nastavení FAPI se všechny vystavované doklady číslují v jedné řadě. Můžete však mít různé důvody proč nastavit číslování dokladů jinak.

Jaký formát číselné řady je nejvhodnější právě pro vás, doporučujeme probrat s vaší účetní, a to nejlépe před tím, než FAPI uvedete do ostrého provozu.

Pro správnou funkci číselných řad musíte ve FAPI provést tyto kroky:

  1. nastavit číselné řady (pokud se nespokojíte s výchozím nastavením),
  2. přiřadit zvolenou sadu číselných řad prodejnímu formuláři (popř. vybrat sadu číselných řad při ručním vystavení faktury).

Nastavení číselných řad

Nastavení číselných řad naleznete v nabídce Prodej - Číselné řady.

Zde můžete vytvářet nové číselné řady (tlačítko Nová sada číselných řad), popř. upravovat již existující (tlačítko Upravit).

Formát číselné řady

Číselné řady jsou tvořeny výhradně číslicemi. Výsledné číslo dokladu je složené z předčíslí a pořadového čísla dokladu (v nastavení číselné řady odpovídají těmto dvěma údajům pole PŘEDČÍSLÍ a POČET ČÍSLIC).

  • PŘEDČÍSLÍ: Určuje pevnou část v čísle každého dokladu. Je vhodné nastavit předčíslí tak, aby číslo dokladu vypovídalo o tom, o doklad jakého typu jde a kdy byl vystaven. K časovému rozlišení lze použít zástupné znaky pro rok („RRRR“ nebo „RR“) a měsíc („MM“). Velkou výhodou tohoto řešení je, že není nutné ručně přenastavovat část předčíslí reprezentující rok při každé změně kalendářního roku.
  • POČET ČÍSLIC: Určuje kolik číslic z čísla dokladu bude vyhrazeno na pořadové číslo dokladu. Hodnotu je vhodné zvolit s ohledem na očekávaný počet vystavených dokladů. Doporučujeme volit počet číslic o řád vyšší, než je váš odhad počtu vystavených dokladů za celé účetní období.
  • POČÁTEČNÍ ČÍSLO: Určuje, od jakého čísla číslování dokladů probíhá. Obvykle se čísluje od „1“, pokud nemáte nějaké speciální potřeby, jako např. když v průběhu účetního období navazujete na číselnou řadu z jiného systému.

Celé číslo dokladu může mít ve FAPI maximálně 10 číslic. Toto omezení vychází z praktického použití - číslo dokladu se používá mimo jiné jako variabilní symbol, který více než 10 číslic nepovoluje.

Nastavení číselných řad můžete provést v rámci sady číselných řad samostatně pro jednotlivé typy dokladů. Tím docílíte toho, že se např. zálohové faktury a daňové doklady budou číslovat odlišně (v oddělených číselných řadách).
Příklad nastavení číselných řad (počet číslic: 4, počáteční číslo: 1, aktuální rok: 2017):
  • zálohová faktura: předčíslí „10RRRR“ -> příklad čísla dokladu: „1020170001“
  • doklad o přijetí platby: předčíslí „20RRRR“ -> příklad čísla dokladu: „2020170001“
  • faktura/daňový doklad: předčíslí „30RRRR“ -> příklad čísla dokladu: „3020170001“
  • opravný daňový doklad: předčíslí „40RRRR“ -> příklad čísla dokladu: „4020170001“

Přiřazení sady číselných řad prodejnímu formuláři

Každému prodejnímu formuláři lze přiřadit libovolnou existující sadu číselných řad, a to výběrem požadované sady v poli SADA ČÍSELNÝCH ŘAD na záložce Platby a fakturace v nastavení prodejního formuláře. Všechny doklady vystavené prostřednictvím tohoto prodejního formuláře se pak budou číslovat podle zvolené sady číselných řad.

V poli SADA PRO ZAHRANIČNÍ FAKTURY můžete zvolit, jaká sada číselných řad se má používat pro zahraniční faktury.

Číselná řada při ruční fakturaci

Číselnou řadu u ručně vystavované faktury vyberete v poli SADA ČÍSELNÝCH ŘAD ve formuláři pro ruční vystavení faktury (nabídka Faktury - Přehled faktur - tlačítko Vystavit fakturu).

Variabilní symbol

Číslo dokladu je zároveň variabilním symbolem pro platbu. To platí vždy pro zálohové faktury a opravné daňové doklady. Ostatní doklady však volitelně mohou mít variabilní symbol shodný se zálohovou fakturou, k níž se vztahují. Pokud zaškrtnete parametr Daňový doklad má VS stejný jako zálohová faktura v nastavení fakturace (nabídka Nastavení - Nastavení fakturace), budou doklady vystavené v návaznosti na zálohovou fakturu automaticky přebírat variabilní symbol ze zálohové faktury. Tím budou mít všechny doklady vztahující se k jedné objednávce shodný variabilní symbol.