Doklady / Faktury ve FAPI

Jednou z klíčových funkcí FAPI je vystavování prodejních dokladů - faktur. Tak jako prodejní proces může mít mnoho různých podob, může se výrazně lišit i typ, obsah a vzhled vystavovaných faktur.

V tomto článku se dozvíte, s jakými typy dokladů FAPI pracuje, jaké jsou jejich základní vlastnosti a použití i to, jak si můžete faktury přizpůsobit svým potřebám a vkusu.

Jaké typy dokladů FAPI vystavuje

Pod zažitým pojmenováním "faktura" najdeme celou skupinu prodejních dokladů, z nichž každý má svou specifickou funkci.

FAPI dokáže vystavovat tyto prodejní doklady:

• zálohová faktura
• doklad o přijetí platby
• faktura/daňový doklad
• zjednodušený daňový doklad
• opravný daňový doklad

Zálohová faktura

Zálohovou fakturu využijete v případě, kdy zákazníka žádáte o úhradu dohodnuté ceny ještě před dodáním zboží nebo služby. Proto se často tento doklad označuje také jako "výzva k platbě". Z účetního a daňového hlediska má zálohová faktura nezávazný charakter.

Vzhledem k tomu, že zálohové faktury se účetně nezpracovávají, ušetříte si jejich používáním spoustu administrativy v případech, kdy vám klient z jakéhokoli důvodu nezaplatí (např. proto, že si objednávku ještě před jejím zaplacením rozmyslel).

Ihned po úhradě zálohové faktury, FAPI vystavuje fakturu/daňový doklad nebo doklad o přijetí platby (pokud je vystavování dokladů o přijetí platby aktivní).

Doklad o přijetí platby

Přijme-li plátce DPH platbu, je ze zákona povinen vystavit do 15 dnů doklad, jímž odvádí z přijaté platby DPH. To je hlavní funkce tzv. dokladu o přijetí platby. Pokud plátce DPH vystavuje rovnou daňový doklad, není potřeba doklad o přijetí platby vystavovat.

Ve FAPI se doklad o přijetí platby vystavuje automaticky ihned po zaplacení objednávky - platbě prostřednictvím platební brány nebo stažení údajů o platbě pomocí importu plateb z banky.

Vystavování dokladů o přijetí platby se aktivuje pro celý účet FAPI pomocí volby Vystavovat doklady o přijetí platby v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace.

Faktura/daňový doklad

Doklad, který závazně stvrzuje uskutečnění prodeje a slouží jako účetní doklad, se ve FAPI nazývá faktura (u neplátců DPH), v případě plátců DPH daňový doklad.

Zjednodušený daňový doklad

Pokud celková cena objednávky nepřevýší 10000 Kč (a současně je splněno i několik dalších omezení, které popisuje § 30 Zákona o dani z přidané hodnoty), můžete vystavit daňový doklad ve zjednodušené podobě, tzv. zjednodušený daňový doklad. Jeho hlavní odlišnost od běžného daňového dokladu spočívá v tom, že neobsahuje všechny údaje o odběrateli.

Opravný daňový doklad

Pokud je objednávka již zaplacena (nebo je přímo vystaven daňový doklad) a zákazník odstoupí od smlouvy, je třeba vystavit tzv. opravný daňový doklad, dříve nazývaný dobropis. Opravným daňovým dokladem dochází ke korekci v účetnictví i v přiznání DPH.

Ve FAPI vystavíte opravný daňový doklad pomocí tlačítka Vytvořit opravný daňový doklad na stránce s detailními informacemi o faktuře, kterou chcete "dobropisovat". (Opravný daňový doklad je možné vystavit pouze z dokladu typu faktura/daňový doklad.)

Co najdete na faktuře

Základní údaje, které obsahuje faktura, zachycuje následující obrázek.

• typ a číslo dokladu - na faktuře je specifikován typ dokladu (viz předchozí kapitola) a jeho číslo; číslování dokladů se řídí nastavením číselné řady,
• údaje o dodavateli - fakturační údaje převzaté ze základního nastavení aplikace; k dodavateli se na faktuře vztahuje také logo a podpis/razítko, které dotvářejí zejména její vzhled,
• údaje o odběrateli - fakturační údaje, které vyplní zákazník v objednávce; pokud je v objednávce vyplněna doručovací adresa, na faktuře se objeví jako adresa konečného příjemce,
• časové údaje - specifikují datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění (u plátců DPH) a datum splatnosti, u zaplacených dokladů datum přijetí platby,
• způsob platby - zvolený způsob platby v objednávce při vystavení dokladu, resp. skutečný způsob platby, je-li faktura vystavena až po zaplacení,
• platební údaje - údaje potřebné pro provedení platby bankovním převodem (číslo účtu, variabilní symbol, IBAN, BIC/SWIFT a částka k úhradě),
• QR kód pro platbu - platbu faktury bankovním převodem je možné provést také načtením QR kódu do mobilní aplikace, odpadá tak nutnost přepisování platebních údajů,
• soupis položek faktury - tabulka přehledně zachycující, jaké položky jsou předmětem prodeje, včetně jejich množství, sazby DPH a ceny
• součtový řádek - součet cen položek uvedených v soupisu,
• rekapitulace DPH - přehled základu, výše DPH a celkové částky rozepsaných podle jednotlivých sazeb DPH; rekapitulace DPH je uvedena pouze na fakturách plátců DPH,
• poznámka klienta - text vyplněný zákazníkem v objednávce; název pole v prodejním formuláři i na faktuře je možné upravit v nastavení prodejního formuláře,
• uživatelský text - libovolný text, který si prodejce přeje vkládat na fakturu (může jít např. o upřesnění dodacích podmínek, promo na další produkty a služby apod.); nastavuje se v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace, popř. v nastavení projektu,
• kontaktní údaje dodavatele - kontakty, na nichž se může zákazník spojit s prodejcem; přebírají se ze základního nastavení aplikace,
• stránkování - počet stránek ve formátu "X/Y" (X...aktuální stránka faktury, Y...celkový počet stránek faktury)
• stav dokladu - u zaplacených a stornovaných faktur se zobrazuje stav dokladu ve formě "razítka" v záhlaví dokladu

V prostoru pod uživatelským textem se za určitých okolností zobrazují i systémové texty, které zákazníkovi podávají další informace o režimu vystavení faktury. Spadají sem například informace o přenesené daňové povinnosti, apod.

Vzhled faktury

Nezapomínejte na to, že faktura je také vaší vizitkou. Je proto na místě věnovat dostatečnou pozornost i tomu, jak vaše faktury vypadají.

K individuálnímu přizpůsobení vzhledu faktury skvěle poslouží vložení loga, popř. podpisu do výtisku faktury. Slouží k tomu nabídky Loga a podpisy na záložce Nastavení.

Celkový vzhled faktury bezesporu nejvíc ovlivňuje její barva. Barevné schéma faktur nastavíte pomocí volby BARVA FAKTURY v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace.

Můžete si vybrat z 22 přednastavených barev nebo si namíchat svou vlastní. Barvu písma na zvoleném pozadí určí FAPI automaticky, tak aby byla zaručena dobrá čitelnost.