Faktury ve FAPI

Jednou z klíčových funkcí FAPI je vystavování prodejních dokladů - faktur. Tak jako prodejní proces může mít mnoho různých podob, může se výrazně lišit i typ, obsah a vzhled vystavovaných faktur.

V tomto článku se dozvíte, s jakými typy dokladů FAPI pracuje, jaké jsou jejich základní vlastnosti a použití i to, jak si můžete faktury přizpůsobit svým potřebám a vkusu.

Jaké typy dokladů FAPI vystavuje

Pod zažitým pojmenováním "faktura" najdeme celou skupinu prodejních dokladů, z nichž každý má svou specifickou funkci.

FAPI dokáže vystavovat tyto prodejní doklady:

  • zálohová faktura
  • doklad o přijetí platby
  • faktura/daňový doklad
  • zjednodušený daňový doklad
  • opravný daňový doklad

Zálohová faktura

Zálohovou fakturu využijete v případě, kdy zákazníka žádáte o úhradu dohodnuté ceny ještě před dodáním zboží nebo služby. Proto se často tento doklad označuje také jako "výzva k platbě". Z účetního a daňového hlediska má zálohová faktura nezávazný charakter.

Vzhledem k tomu, že zálohové faktury se účetně nezpracovávají, ušetříte si jejich používáním spoustu administrativy v případech, kdy vám klient z jakéhokoli důvodu nezaplatí (např. proto, že si objednávku ještě před jejím zaplacením rozmyslel).

Ihned po úhradě zálohové faktury, FAPI vystavuje fakturu/daňový doklad nebo doklad o přijetí platby (pokud je vystavování dokladů o přijetí platby aktivní).

Doklad o přijetí platby

Přijme-li plátce DPH platbu, je ze zákona povinen vystavit do 15 dnů doklad, jímž odvádí z přijaté platby DPH. To je hlavní funkce tzv. dokladu o přijetí platby. Pokud plátce DPH vystavuje rovnou daňový doklad, není potřeba doklad o přijetí platby vystavovat.

Pro neplátce DPH nemá vystavování dokladů o přijetí platby žádný praktický význam.

Ve FAPI se doklad o přijetí platby vystavuje automaticky ihned po zaplacení objednávky - platbě prostřednictvím platební brány nebo stažení údajů o platbě pomocí importu plateb z banky.

Vystavování dokladů o přijetí platby se aktivuje pro celý účet FAPI pomocí volby Vystavovat doklady o přijetí platby v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace.

Faktura/daňový doklad

Doklad, který závazně stvrzuje uskutečnění prodeje a slouží jako účetní doklad, se ve FAPI nazývá faktura (u neplátců DPH), v případě plátců DPH daňový doklad.

Zjednodušený daňový doklad

Pokud celková cena objednávky nepřevýší 10000 Kč (a současně je splněno i několik dalších omezení, které popisuje § 30 Zákona o dani z přidané hodnoty), můžete vystavit daňový doklad ve zjednodušené podobě, tzv. zjednodušený daňový doklad. Jeho hlavní odlišnost od běžného daňového dokladu spočívá v tom, že neobsahuje všechny údaje o odběrateli.

FAPI vystavuje zjednodušené daňové doklady automaticky z prodejních formulářů, kde není po zákazníkovi vyžadováno vyplnění všech fakturačních údajů, a proto nelze vystavit fakturu v plném rozsahu.

Opravný daňový doklad

Pokud je objednávka již zaplacena (nebo je přímo vystaven daňový doklad) a zákazník odstoupí od smlouvy, je třeba vystavit tzv. opravný daňový doklad, dříve nazývaný dobropis. Opravným daňovým dokladem dochází ke korekci v účetnictví i v přiznání DPH.

Ve FAPI vystavíte opravný daňový doklad pomocí tlačítka Vytvořit opravný daňový doklad na stránce s detailními informacemi o faktuře, kterou chcete "dobropisovat". (Opravný daňový doklad je možné vystavit pouze z dokladu typu faktura/daňový doklad.)

Opravný daňový doklad lze vystavit jak na plnou částku původní faktury, tak pouze na její část (např. při snížení ceny v důsledku reklamace).

Co najdete na faktuře

Základní údaje, které obsahuje faktura, zachycuje následující obrázek.

  • typ a číslo dokladu - na faktuře je specifikován typ dokladu (viz předchozí kapitola) a jeho číslo; číslování dokladů se řídí nastavením číselné řady,
  • údaje o dodavateli - fakturační údaje převzaté ze základního nastavení aplikace; k dodavateli se na faktuře vztahuje také logo a podpis/razítko, které dotvářejí zejména její vzhled,
  • údaje o odběrateli - fakturační údaje, které vyplní zákazník v objednávce; pokud je v objednávce vyplněna doručovací adresa, na faktuře se objeví jako adresa konečného příjemce,
  • časové údaje - specifikují datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění (u plátců DPH) a datum splatnosti, u zaplacených dokladů datum přijetí platby,
  • způsob platby - zvolený způsob platby v objednávce při vystavení dokladu, resp. skutečný způsob platby, je-li faktura vystavena až po zaplacení,
  • platební údaje - údaje potřebné pro provedení platby bankovním převodem (číslo účtu, variabilní symbol, IBAN, BIC/SWIFT a částka k úhradě),
  • QR kód pro platbu - platbu faktury bankovním převodem je možné provést také načtením QR kódu do mobilní aplikace, odpadá tak nutnost přepisování platebních údajů,
  • soupis položek faktury - tabulka přehledně zachycující, jaké položky jsou předmětem prodeje, včetně jejich množství, sazby DPH a ceny
  • součtový řádek - součet cen položek uvedených v soupisu,
  • rekapitulace DPH - přehled základu, výše DPH a celkové částky rozepsaných podle jednotlivých sazeb DPH; rekapitulace DPH je uvedena pouze na fakturách plátců DPH,
  • poznámka klienta - text vyplněný zákazníkem v objednávce; název pole v prodejním formuláři i na faktuře je možné upravit v nastavení prodejního formuláře,
  • uživatelský text - libovolný text, který si prodejce přeje vkládat na fakturu (může jít např. o upřesnění dodacích podmínek, promo na další produkty a služby apod.); nastavuje se v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace, popř. v nastavení projektu,
  • kontaktní údaje dodavatele - kontakty, na nichž se může zákazník spojit s prodejcem; přebírají se ze základního nastavení aplikace,
  • stránkování - počet stránek ve formátu "X/Y" (X...aktuální stránka faktury, Y...celkový počet stránek faktury)
  • stav dokladu - u zaplacených a stornovaných faktur se zobrazuje stav dokladu ve formě "razítka" v záhlaví dokladu

V prostoru pod uživatelským textem se za určitých okolností zobrazují i systémové texty, které zákazníkovi podávají další informace o režimu vystavení faktury. Spadají sem například informace o přenesené daňové povinnosti, údaje o zápisu platby do EET apod.

Vzhled faktury

Nezapomínejte na to, že faktura je také vaší vizitkou. Je proto na místě věnovat dostatečnou pozornost i tomu, jak vaše faktury vypadají.

K individuálnímu přizpůsobení vzhledu faktury skvěle poslouží vložení loga, popř. podpisu do výtisku faktury. Slouží k tomu nabídky Loga a Podpisy na záložce Nastavení.

Legislativa uvedení razítka a podpisu vystavitele na faktuře nevyžaduje.

Celkový vzhled faktury bezesporu nejvíc ovlivňuje její barva. Barevné schéma faktur nastavíte pomocí volby BARVA FAKTURY v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace.

Můžete si vybrat z 22 přednastavených barev nebo si namíchat svou vlastní. Barvu písma na zvoleném pozadí určí FAPI automaticky, tak aby byla zaručena dobrá čitelnost.

Spoustu údajů (např. logo, podpis, barvu faktury, uživatelský text na faktuře, kontaktní údaje apod.) můžete nastavit odlišně od základního nastavení v rámci projektu.

U dokladů vystavených v testovací číselné řadě se na pozadí zobrazuje vodoznak "TEST"