Faktury ve FAPI
Jednou z klíčových funkcí FAPI je vystavování prodejních dokladů - faktur. Tak jako prodejní proces může mít mnoho různých podob, může se výrazně lišit i typ, obsah a vzhled vystavovaných faktur.
V tomto článku se dozvíte, s jakými typy dokladů FAPI pracuje, jaké jsou jejich základní vlastnosti a použití i to, jak si můžete faktury přizpůsobit svým potřebám a vkusu.
Jaké typy dokladů FAPI vystavuje
Pod zažitým pojmenováním "faktura" najdeme celou skupinu prodejních dokladů, z nichž každý má svou specifickou funkci.
FAPI dokáže vystavovat tyto prodejní doklady:
- zálohová faktura
- doklad o přijetí platby
- faktura/daňový doklad
- zjednodušený daňový doklad
- opravný daňový doklad
Zálohová faktura
Zálohovou fakturu využijete v případě, kdy zákazníka žádáte o úhradu dohodnuté ceny ještě před dodáním zboží nebo služby. Proto se často tento doklad označuje také jako "výzva k platbě". Z účetního a daňového hlediska má zálohová faktura nezávazný charakter.
Vzhledem k tomu, že zálohové faktury se účetně nezpracovávají, ušetříte si jejich používáním spoustu administrativy v případech, kdy vám klient z jakéhokoli důvodu nezaplatí (např. proto, že si objednávku ještě před jejím zaplacením rozmyslel).
Ihned po úhradě zálohové faktury, FAPI vystavuje fakturu/daňový doklad nebo doklad o přijetí platby (pokud je vystavování dokladů o přijetí platby aktivní).
Doklad o přijetí platby
Přijme-li plátce DPH platbu, je ze zákona povinen vystavit do 15 dnů doklad, jímž odvádí z přijaté platby DPH. To je hlavní funkce tzv. dokladu o přijetí platby. Pokud plátce DPH vystavuje rovnou daňový doklad, není potřeba doklad o přijetí platby vystavovat.
Pro neplátce DPH nemá vystavování dokladů o přijetí platby žádný praktický význam.
Ve FAPI se doklad o přijetí platby vystavuje automaticky ihned po zaplacení objednávky - platbě prostřednictvím platební brány nebo stažení údajů o platbě pomocí importu plateb z banky.
Vystavování dokladů o přijetí platby se aktivuje pro celý účet FAPI pomocí volby Vystavovat doklady o přijetí platby v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace.
Faktura/daňový doklad
Doklad, který závazně stvrzuje uskutečnění prodeje a slouží jako účetní doklad, se ve FAPI nazývá faktura (u neplátců DPH), v případě plátců DPH daňový doklad.
Zjednodušený daňový doklad
Pokud celková cena objednávky nepřevýší 10000 Kč (a současně je splněno i několik dalších omezení, které popisuje § 30 Zákona o dani z přidané hodnoty), můžete vystavit daňový doklad ve zjednodušené podobě, tzv. zjednodušený daňový doklad. Jeho hlavní odlišnost od běžného daňového dokladu spočívá v tom, že neobsahuje všechny údaje o odběrateli.
FAPI vystavuje zjednodušené daňové doklady automaticky z prodejních formulářů, kde není po zákazníkovi vyžadováno vyplnění všech fakturačních údajů, a proto nelze vystavit fakturu v plném rozsahu.
Opravný daňový doklad
Pokud je objednávka již zaplacena (nebo je přímo vystaven daňový doklad) a zákazník odstoupí od smlouvy, je třeba vystavit tzv. opravný daňový doklad, dříve nazývaný dobropis. Opravným daňovým dokladem dochází ke korekci v účetnictví i v přiznání DPH.
Ve FAPI vystavíte opravný daňový doklad pomocí tlačítka Vytvořit opravný daňový doklad na stránce s detailními informacemi o faktuře, kterou chcete "dobropisovat". (Opravný daňový doklad je možné vystavit pouze z dokladu typu faktura/daňový doklad.)
Opravný daňový doklad lze vystavit jak na plnou částku původní faktury, tak pouze na její část (např. při snížení ceny v důsledku reklamace).
Co najdete na faktuře
Základní údaje, které obsahuje faktura, zachycuje následující obrázek.
- typ a číslo dokladu - na faktuře je specifikován typ dokladu (viz předchozí kapitola) a jeho číslo; číslování dokladů se řídí nastavením číselné řady,
- údaje o dodavateli - fakturační údaje převzaté ze základního nastavení aplikace; k dodavateli se na faktuře vztahuje také logo a podpis/razítko, které dotvářejí zejména její vzhled,
- údaje o odběrateli - fakturační údaje, které vyplní zákazník v objednávce; pokud je v objednávce vyplněna doručovací adresa, na faktuře se objeví jako adresa konečného příjemce,
- časové údaje - specifikují datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění (u plátců DPH) a datum splatnosti, u zaplacených dokladů datum přijetí platby,
- způsob platby - zvolený způsob platby v objednávce při vystavení dokladu, resp. skutečný způsob platby, je-li faktura vystavena až po zaplacení,
- platební údaje - údaje potřebné pro provedení platby bankovním převodem (číslo účtu, variabilní symbol, IBAN, BIC/SWIFT a částka k úhradě),
- QR kód pro platbu - platbu faktury bankovním převodem je možné provést také načtením QR kódu do mobilní aplikace, odpadá tak nutnost přepisování platebních údajů,
- soupis položek faktury - tabulka přehledně zachycující, jaké položky jsou předmětem prodeje, včetně jejich množství, sazby DPH a ceny
- součtový řádek - součet cen položek uvedených v soupisu,
- rekapitulace DPH - přehled základu, výše DPH a celkové částky rozepsaných podle jednotlivých sazeb DPH; rekapitulace DPH je uvedena pouze na fakturách plátců DPH,
- poznámka klienta - text vyplněný zákazníkem v objednávce; název pole v prodejním formuláři i na faktuře je možné upravit v nastavení prodejního formuláře,
- uživatelský text - libovolný text, který si prodejce přeje vkládat na fakturu (může jít např. o upřesnění dodacích podmínek, promo na další produkty a služby apod.); nastavuje se v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace, popř. v nastavení projektu,
- kontaktní údaje dodavatele - kontakty, na nichž se může zákazník spojit s prodejcem; přebírají se ze základního nastavení aplikace,
- stránkování - počet stránek ve formátu "X/Y" (X...aktuální stránka faktury, Y...celkový počet stránek faktury)
- stav dokladu - u zaplacených a stornovaných faktur se zobrazuje stav dokladu ve formě "razítka" v záhlaví dokladu
V prostoru pod uživatelským textem se za určitých okolností zobrazují i systémové texty, které zákazníkovi podávají další informace o režimu vystavení faktury. Spadají sem například informace o přenesené daňové povinnosti, údaje o zápisu platby do EET apod.
Vzhled faktury
Nezapomínejte na to, že faktura je také vaší vizitkou. Je proto na místě věnovat dostatečnou pozornost i tomu, jak vaše faktury vypadají.
K individuálnímu přizpůsobení vzhledu faktury skvěle poslouží vložení loga, popř. podpisu do výtisku faktury. Slouží k tomu nabídky Loga a Podpisy na záložce Nastavení.
Legislativa uvedení razítka a podpisu vystavitele na faktuře nevyžaduje.
Celkový vzhled faktury bezesporu nejvíc ovlivňuje její barva. Barevné schéma faktur nastavíte pomocí volby BARVA FAKTURY v nabídce Nastavení - Nastavení fakturace.
Spoustu údajů (např. logo, podpis, barvu faktury, uživatelský text na faktuře, kontaktní údaje apod.) můžete nastavit odlišně od základního nastavení v rámci projektu.
U dokladů vystavených v testovací číselné řadě se na pozadí zobrazuje vodoznak "TEST"