Základní nastavení FAPI

Právě jste se zaregistrovali do FAPI a byl vám zřízen účet? Pak si pravděpodobně kladete otázku, co je třeba udělat, abyste mohli začít FAPI plně využívat. V tomto článku si popíšeme, co musíte v aplikaci nastavit ještě před tím, než uvedete svůj účet FAPI do ostrého provozu.

Níže zmíněná nastavení se samozřejmě netýkají pouze začátku používání FAPI, můžete je měnit a přizpůsobovat svým potřebám i kdykoli později. Pokud změníte jakékoli nastavení, změna se projeví ihned od okamžiku jejího uložení. Typickým příkladem z praxe může být třeba změna bankovního účtu pro platbu převodem nebo režimu DPH.

Podrobnější informace k nastavení i tipy a rady jak postupovat najdete přímo v aplikaci v modře podbarvených boxech nebo u jednotlivých polí pod ikonou otazníku.

Nastavení aplikace

Všechny podstatné volby pro základní fungování aplikace najdete na záložce Nastavení. Pro úvodní "oživení" účtu jsou klíčové zejména první čtyři podnabídky, tedy Fakturační údaje, Způsoby platby, Nastavení fakturace a E-maily.

Fakturační údaje

Jednou ze základních funkcí FAPI je vystavování prodejních dokladů. Aby FAPI mohlo fakturovat, je třeba mu nejprve poskytnout údaje, které se mají na fakturách uvádět.

Všechny údaje o vystaviteli faktur (tedy vaší osobě či firmě) se zadávají v nabídce Nastavení - Fakturační údaje.

Způsoby platby

Dalším důležitým nastavením jsou parametry některých způsobů platby. Jde zejména o čísla bankovních účtů, které se používají pro platbu převodem a tisknou se na vystavené faktury. Nastavíte je v nabídce Nastavení - Způsoby platby. Pro vygenerování QR kódu jsou důležité údaje SWIFT a IBAN, bez těchto údajů není možné na fakturu vytisknou QR kód pro platbu.

QR kódy lze používat pouze s účty, které používají CZ nebo SK prefix IBAN kódu.

Pokud fakturujete ve více měnách, je třeba v nastavení zadat čísla bankovních účtů pro všechny používané měny, aby se na faktuře, popř. v zasílaných zprávách číslo bankovního účtu zobrazilo.

Na stejném místě najdete i nastavení funkce Import plateb. Tato funkce není nezbytná pro vystavování faktur, nicméně má zásadní význam pro automatizaci párování plateb. Více se dozvíte v článku Import plateb z banky.

V nabídce Způsoby platby můžete nastavit také cenu dobírky a státy, pro které má být dobírka jako platební metoda dostupná.

Nastavení fakturace

V nabídce Nastavení - Nastavení fakturace najdete všechny důležité parametry fakturace, jako jsou režim DPH, zaokrouhlování celkové částky faktur, splatnost a jazyk faktur, měnové kurzy aj.

Při automatické fakturaci pomocí prodejního formuláře se některé parametry fakturace (např. vystavování zálohových faktur, jazyk prodejního formuláře a vystavených dokladů, měna fakturace aj.) přednostně řídí nastavením na úrovni prodejního formuláře. Toto nastavení se může od základního nastavení lišit.

E-maily

Protože FAPI faktury nejen vystavuje, ale rovněž zasílá klientům (popř. i vystaviteli) e-mailem, je třeba určit, jaké doklady a s jakým jménem odesilatele se budou z FAPI zasílat. Tyto údaje nastavíte v nabídce Nastavení - E-maily.

Můžete si zde nastavit jméno odesilatele, které se zobrazí v e-mailu.

A také e-mail na který se odešlou případné dotazy zákazníků.

Můžete si zde také nastavit pravidelné e-mailové reporty o tom jak Vám podnikání šlape.

Odesílací adresa je pevně nastavena na fakturace@fapifaktura.cz a nelze ji změnit.

Loga a podpisy

Další dvě nabídky v nastavení ovlivňují vzhled faktur. Jejich prostřednictvím můžete vizuálně odlišit a oživit své faktury přidáním loga společnosti/projektu a obrázku s naskenovaným podpisem, popř. razítkem.

Uvedení loga a podpisu na faktuře není nutné z funkčního ani legislativního hlediska (razítko a podpis vystavitele faktury není údaj vyžadovaný zákonem).