Export faktur

FAPI není uzavřený svět sám pro sebe. Již od svého zrodu bylo navrženo tak, aby mohlo komunikovat s jinými systémy. Kromě otevřeného API rozhraní poskytuje FAPI také dávkový export vystavených faktur a údajů o klientech.

Typický a nejčastější případ použití exportu faktur je jejich přenos do externího systému pro účetní zpracování. Využijete jej ale také při hromadném tisku faktur nebo v situaci, kdy potřebujete objednávky analyzovat pokročilejším způsobem, než jaký nabízejí standardní funkce FAPI.

Jak exportovat faktury

Všechny volby potřebné pro vytvoření souboru s vybranými fakturami najdete v nabídce Faktury - Export faktur.

Výběr faktur pro export

Export můžete omezit podle několika kritérií, přičemž do výsledného souboru budou zahrnuty pouze takové faktury, které splňují současně všechny zvolené podmínky.

Doklady lze filtrovat podle:

  • projektu,
  • prodejního formuláře,
  • produktu (prodejní položky),
  • typu dokladu,
  • stavu dokladu,
  • data,
  • variabilního symbolu nebo čísla dokladu,
  • klienta,
  • měny,
  • částky,
  • způsobu úhrady,
  • způsobu dopravy,
  • zamčení dokladu (zamčeno/nezamčeno)

Do exportu můžete volitelně zahrnout také testovací faktury (volba Exportovat i testovací faktury), které jsou z exportu standardně vyloučeny.

Volba výstupního formátu exportu

V poli Formát určíte, jaký bude výstupní formát exportovaného souboru. FAPI v současné době podporuje tyto formáty:

  • CSV (comma-separated values) - jednoduchý formát obsahující data oddělená středníkem. Vzniklý soubor je možné načíst do libovolného tabulkového procesoru, např. Excelu. Po výběru formátu CSV můžete dále zvolit, v jaké znakové sadě (tedy s jakým kódováním češtiny) bude soubor vytvořen - UTF-8, nebo Windows-1250.
  • V základním formátu odpovídá každé faktuře jeden řádek vygenerovaného souboru. Chcete-li, aby ve výstupním souboru byla každá prodejní položka na samostatném řádku, vyberte formát CSV - položkový export. V tomto formátu najdete i některé další údaje jako např. počet kusů prodejní položky.

  • Pohoda - nativní formát oblíbeného účetního systému Pohoda z produkce společnosti Stormware. Tento formát podporuje řadu dalších nastavení reprezentovaných doplňujícími volbami (zobrazí se po výběru formátu Pohoda).
  • Money S3 - nativní formát účetního systému Money S3 z produkce společnosti Cígler Software.
  • Money S4 - nativní formát účetního systému Money S4 z produkce společnosti Cígler Software.
  • V-Soft - nativní formát slovenského ekonomického systému V-Soft z produkce stejnojmenné společnosti.
  • PDF (Portable Document Format) - populární a široce podporovaný formát pro výměnu dokumentů. Formát PDF je vhodný jak pro zobrazení na elektronických zařízeních, tak pro tisk. Můžete si zvolit, zda chcete vyexportovat všechny faktury do jednoho souboru, nebo každou fakturu do samostatného souboru.

Při exportu lze volitelně zamknout všechny faktury zařazené do exportovaného souboru (volba Zamknout exportované doklady), aby ve FAPI nemohlo dojít k jejich následné úpravě. Při přenosu faktur do účetního systému se tak zajistí konzistentní stav ve FAPI a v účetním systému.

Provedení exportu

Po stisku tlačítka Exportovat se spustí export faktur do souboru ve zvoleném formátu.

Po spuštění exportu je možné buď počkat na dokončení procesu a automatické stažení souboru, nebo stránku opustit a vytvořený soubor si stáhnout později.

Poslední vygenerovaný soubor je v systému uložen a připraven ke stažení (na konci stránky) až do příštího spuštění exportu.

Faktury lze alternativně exportovat i přímo ze stránky Faktury - Přehled faktur, a to pomocí tlačítka Exportovat doklady. Tím dojde k přesměrování na stránku pro vytvoření exportu, kde budou předvyplněny podmínky zadané ve filtru na stránce s přehledem faktur.