Zamykání dokladů

Při účetním zpracování faktur vystavených ve FAPI je potřeba zajistit konzistentní stav mezi účetní evidencí a FAPI. Zvláště pracuje-li s účtem FAPI více uživatelů, hrozí nebezpečí, že bude upraven údaj na faktuře, která je již zpracována v účetnictví.

Aby k této situaci nedocházelo, umožňuje FAPI faktury, které již byly exportovány do účetního systému, uzamknout proti nežádoucí úpravě.

Jaké jsou důsledky zamčení dokladu?

U zamčeného dokladu není možné (tlačítka na detailu dokladu jsou nedostupná):

  • upravovat doklad,
  • stornovat doklad,
  • zrušit storno,
  • zrušit zaplacení,
  • smazat doklad.

Zamčený doklad je naopak možné:

  • označit jako zaplacený,
  • odeslat e-mailem,
  • zkopírovat.

V přehledu dokladů se zamčené doklady zobrazují s ikonou zámečku.

Kdo může zamykat a odemykat doklady?

Oprávnění k zamykání a odemykání dokladů má:

  • uživatel, na jehož jméno byl účet FAPI zaregistrován (majitel účtu)
  • uživatel s oprávněním k zamykání dokladů

Oprávnění k zamykání dokladů se pro daného uživatele nastavuje zaškrtnutím parametru Oprávnění k zamykání dokladů v nabídce Můj účet - Uživatelské účty.

Jak se doklad zamyká a odemyká?

Doklady je možné zamykat buď hromadně (při exportu dokladů), nebo jednotlivě pomocí tlačítka na detailu dokladu.

Odemknout zamčený doklad lze pouze tlačítkem na stránce s detailem dokladu. 

Hromadné zamčení dokladů

Při exportu dokladů do libovolného formátu je možné hromadně uzamknout všechny doklady zahrnuté do exportovaného souboru, a to zaškrtnutím parametru Zamknout exportované doklady v nabídce Faktury - Export.

Tato funkce má praktické využití v situaci, kdy přenášíte doklady do externího účetního systému a nepřejete si, aby tyto doklady byly ve FAPI dodatečně upraveny.

Zamčení a odemčení jednotlivého dokladu

Kromě hromadného zamčení je možné doklady zamykat také jednotlivě - tlačítkem Zamknout doklad na detailu dokladu.

Po zamčení dokladu se text tlačítka změní na Odemknout doklad. Jeho stiskem lze doklad znovu odemknout.