Jak pracovat s nespárovanými platbami

Při párování plateb FAPI hledá shodu dvou parametrů přijaté platby:

  • variabilní symbol
  • měna

Pokud načteme z banky platbu, která má zadaný variabilní symbol (VS) a měnu shodnou s některou z dosud neuhrazených faktur, automaticky platbu přiřadíme k faktuře, která číslem odpovídá VS v dané platbě. Pak mohou nastat tyto situace:

  • přijatá částka přesně souhlasí s fakturovanou
  • přijatá částka nesouhlasí (je menší nebo větší) - o takové platbě dáváme vědět do notifikačního "zvonečku", i s poznámkou přeplatek / nedoplatek

Jak vznikají nespárované platby

U plateb, které zákazníci hradí ručně bankovním převodem bohužel velmi často dochází k lidským chybám. O nespárované platbě se dozvíte z notifikací přímo v administraci, ze "zvonečku".

Příčiny toho, že není možné platbu správně spárovat s dokladem ve FAPI:

  1. variabilní symbol u platby nesouhlasí s žádným číslem existující neuhrazené faktury
    1. VS je chybně – chybí nebo přebývají číslice, pořadí číslic je přehozené
    2. VS už byl použitý dříve a pod tímto VS už existuje zaplacený doklad
  2. u platby úplně chybí VS

Jak platby spárovat ručně

FAPI všechny platby s chybou shromažďuje na jednom místě – Platby > Platby k vyřešení. Všechny nedořešené platby  najdete v jedné tabulce, kde jeden řádek = jedna konkrétní platba.

1 - kliknutím na zvýrazněné číslo platby se dostanete do detailu této konkrétní platby

2 - v tomto sloupci zobrazíme číslo dokladu, pokud je platba k nějakému dokladu už přiřazená (typicky jen u přeplatků a nedoplatků)

3 - v poznámce najdete důvod, proč je platba v této tabulce

4 - kliknutím na Skrýt platbu z tabulky odstraníte. Platba ve FAPI zůstane, jen ji schováte v této tabulce. Znovu zobrazit ji můžete zaškrtnutím ZOBRAZIT SKRYTÉ (hned nad tabulkou)

5 - zobáčkem dolů označíte platbu jako vyřešenou a zmizí z tabulky plateb k vyřešení.

Detail nevyřené platby

Po kliknutí na modře podtržené číslo platby (bod 1 z předchozího obrázku) se otevře detail platby. V něm jsou vidět užitečné podrobnosti, zejména číslo protiúčtu, odkud peníze přišly a poznámka zadaná odesilatelem platby.

V detailu jde vyplnit dvě políčka: 

  1. zadat variabilní symbol neuhrazené faktury, se kterou máme platbu spojit,
  2. přidat textový komentář (např. "přeplatek, vrátit",)

a kliknout na tlačítka:

  • Spárovat - platba se přiřadí k dokladu, který jste zadali do políčka Variabilní symbol faktury
  • Označit platbu jako vyřešenou - platba zmizí z tabulky Plateb k vyřešení
  • Upravit komentář - kterým můžete zapisovat a měnit poznámky k platbě