Jak pracovat s nespárovanými platbami
Při párování plateb FAPI hledá shodu dvou parametrů přijaté platby:
- variabilní symbol
- měna
Pokud načteme z banky platbu, která má zadaný variabilní symbol (VS) a měnu shodnou s některou z dosud neuhrazených faktur, automaticky platbu přiřadíme k faktuře, která číslem odpovídá VS v dané platbě. Pak mohou nastat tyto situace:
- přijatá částka přesně souhlasí s fakturovanou
- přijatá částka nesouhlasí (je menší nebo větší) - o takové platbě dáváme vědět do notifikačního "zvonečku", i s poznámkou přeplatek / nedoplatek
Jak vznikají nespárované platby
U plateb, které zákazníci hradí ručně bankovním převodem bohužel velmi často dochází k lidským chybám. O nespárované platbě se dozvíte z notifikací přímo v administraci, ze "zvonečku".
Příčiny toho, že není možné platbu správně spárovat s dokladem ve FAPI:
- variabilní symbol u platby nesouhlasí s žádným číslem existující neuhrazené faktury
- VS je chybně – chybí nebo přebývají číslice, pořadí číslic je přehozené
- VS už byl použitý dříve a pod tímto VS už existuje zaplacený doklad
- u platby úplně chybí VS
Jak platby spárovat ručně
FAPI všechny platby s chybou shromažďuje na jednom místě – Platby > Platby k vyřešení. Všechny nedořešené platby najdete v jedné tabulce, kde jeden řádek = jedna konkrétní platba.
1 - kliknutím na zvýrazněné číslo platby se dostanete do detailu této konkrétní platby
2 - v tomto sloupci zobrazíme číslo dokladu, pokud je platba k nějakému dokladu už přiřazená (typicky jen u přeplatků a nedoplatků)
3 - v poznámce najdete důvod, proč je platba v této tabulce
4 - kliknutím na Skrýt platbu z tabulky odstraníte. Platba ve FAPI zůstane, jen ji schováte v této tabulce. Znovu zobrazit ji můžete zaškrtnutím ZOBRAZIT SKRYTÉ (hned nad tabulkou)
5 - zobáčkem dolů označíte platbu jako vyřešenou a zmizí z tabulky plateb k vyřešení.
Detail nevyřešené platby
Po kliknutí na modře podtržené číslo platby (bod 1 z předchozího obrázku) se otevře detail platby. V něm jsou vidět užitečné podrobnosti, zejména číslo protiúčtu, odkud peníze přišly a poznámka zadaná odesilatelem platby.
V detailu jde vyplnit dvě políčka:
- zadat variabilní symbol neuhrazené faktury, se kterou máme platbu spojit,
- přidat textový komentář (např. "přeplatek, vrátit",)
a kliknout na tlačítka:
- Spárovat - platba se přiřadí k dokladu, který jste zadali do políčka Variabilní symbol faktury
- Vyhledat platby z účtu - spustí se vyhledávání v historii plateb se stejným číslem protiúčtu
- Označit platbu jako vyřešenou - platba zmizí z tabulky Plateb k vyřešení
- Refundovat platbu - spustí se průvodce pro snadné zpětné proplacení platby
- Refundovat a stornovat doklad - totéž jako možnost výše, ale i se změnou stavu příslušného dokladu na stornovaný
- Refundovat a vystavit dobropis - totéž jako výše, ale k dokladu se vytvoří opravný daňový doklad
- Upravit komentář - kterým můžete zapisovat a měnit poznámky k platbě