Upomínky
Jednou z nejméně příjemných situací při prodeji je, když vám zákazník nezaplatí za provedenou objednávku a vy jej musíte upomínat. Díky FAPI však můžete i tuto práci svěřit automatu. Hlídání termínů splatnosti vystavených faktur a upomínání zákazníků se tak stane minulostí.
Ve FAPI můžete svým zákazníkům připomínat nejen úhradu faktur po splatnosti, ale i blížící se datum splatnosti. Budete mile překvapeni, jak moc snížíte počet neplatičů.
Šablony upomínek
Upomínky jsou z FAPI odesílány na základě tzv.
šablon upomínek. Šablona upomínky definuje jaký text, jakou formou a v jaký čas se odešle.
Šablony jednotlivých upomínek jsou ve FAPI sdruženy do tzv.
sad šablon upomínek. V rámci jedné sady si můžete vytvořit více šablon upomínek, např. pro upomínku vyzývající k zaplacení ještě před datem splatnosti a další pro upomínku, která je zasílána až po jeho překročení.
Formy upomínek
Vybrat si můžete ze 3 typů upomínek:
- E-mail zaslaný klientovi
- SMS zaslaná klientovi (vyžaduje aktivaci posílání SMS zpráv)
- E-mail na vaši zákaznickou podporu (např. pro připomenutí telefonického upomínání)
Vytvoření a nastavení upomínky
V nabídce
Prodej - Šablony upomínek vidíte přehled všech sad upomínek. Naleznete zde
výchozí sadu upomínek a můžete zde vytvářet i své vlastní sady upomínek, a to pomocí tlačítka
Vytvořit novou sadu upomínek.
Výchozí sada upomínek je ve výchozím stavu prázdná (neobsahuje žádné šablony). Tuto sadu nelze přejmenovat ani smazat.
Kliknutím na název sady, popř. stiskem tlačítka
Upravit zobrazíte šablony upomínek, které daná sada obsahuje.
Ve zvolené sadě upomínek vytvoříte novou šablonu upomínky stiskem tlačítka
Vytvořit novou upomínku. Již existující šablonu můžete upravit kliknutím na její název, popř. stiskem tlačítka
Upravit. V následně zobrazeném formuláři vyplňte všechny požadované údaje, tedy název, časovou podmínku (počet dnů vzhledem k datu splatnosti), typ, předmět a text upomínky.
Provedené změny uložíte pomocí tlačítka Uložit. Od toho okamžiku je vytvořená šablona upomínky aktivní.
Zástupné symboly k personalizaci textu
Do předmětu a textu upomínek můžete (pomocí tlačítka
Vložit zástupný symbol na nástrojové liště editoru) vložit zástupné symboly a personalizovat tak obsah upomínky o údaje jako např. číslo faktury, datum splatnosti, fakturovaná částka apod.
Zástupné symboly budou v odeslané zprávě nahrazeny konkrétní hodnotou.
Upomínky formou SMS zpráv
Odesílání upomínek
Odeslání upomínek probíhá každý den v 10 hodin dopoledne, a to na základě vyhodnocení všech podmínek pro jejich zaslání. Tyto podmínky se vyhodnocují u všech zálohových faktur, daňových dokladů a zjednodušených daňových dokladů, které nejsou stornované.
Upomínku odešleme, pokud faktura, ke které se vztahuje, splňuje zároveň tyto podmínky:
- je ve stavu vystavená – tedy je neuhrazena, není stornovaná,
- má způsob platby jiný než dobírka (na dobírkové faktury se neodesílají upomínky),
- je splněná časová podmínka zadaná v poli před/po datu splatnosti.
Pokud byla časová podmínka splněna v minulosti, tj. den splnění podmínky již uplynul, upomínka se nepošle. To znamená, že upomínky se posílají pouze v den, kdy je časová podmínka pro jejich zaslání splněna, neposílají se dodatečně.
V příloze e-mailu s upomínkou se zasílá faktura, k níž se upomínka vztahuje.
U faktur vystavených z prodejního formuláře se používá sada upomínek zvolená v nastavení tohoto prodejního formuláře (pole
SADA UPOMÍNEK na záložce
Akce).
U faktur vystavených ručně nebo prostřednictvím rozhraní API se používá
Výchozí sada upomínek.
